Табель отпусков образец заполнения 2018

Табель отпусков образец заполнения 2018

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

  • В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
  • Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
  • Затем проставить дату заполнения документа.
  • Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

  1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
  2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

  • внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
  • женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
  • несовершеннолетние сотрудники;
  • работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
  • супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
  • граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.
Читайте также:  Оферта обществу о продаже доли образец

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

В соответствии со статьей 123 ТК РФ , график следует утвердить за две недели до наступления нового года. Чтобы не ошибиться в заполнении, рекомендуем вам ориентироваться на представленный в статье образец заполнения графика отпусков по унифицированной форме Т-7. Утверждение его в течение двух последних недель декабря — после 16.12.2019 — является нарушением трудового законодательства. Таким образом, утвердите его до этой даты.

Существует унифицированная форма Т-7, содержащаяся в альбоме унифицированных форм (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Но с 01.01.2013 эти формы не являются обязательными к применению (п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать первичку с обязательным включением в нее реквизитов, установленных п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Оформленную форму либо утвердите приказом руководителя, либо попросите его поставить подпись в поле «Утверждаю» формы Т-7.

Кроме того, дополнительные дни отдыха появились у сотрудников для прохождения диспансеризации (у «обычных» сотрудников в возрасте до 39 лет — 1 день раз в 3 года, у работников старше 40 лет и предпенсионеров — 2 дня ежегодно) ( ст. 185.1 ТК РФ ). Сроки диспансеризации определены Приказом Минздрава России от 13.03.2019 N 124н «Об утверждении порядка проведения профилактического медицинского осмотра и диспансеризации определенных групп взрослого населения». В 2020-м проходят диспансеризацию граждане 2002, 1999, 1996, 1993, 1990, 1987, 1984, 1981, а те, кто старше — ежегодно. Пока нет четких ведомственных указаний, обязательно ли включать эти дни в план отпусков , но учесть это обстоятельство необходимо.

Заполняем форму пошагово

Форма должна утверждаться с заполненными столбцами 1–6. Рассмотрим, как составить заполнить и утвердить график отпусков на 2020 пошагово. Для примера заполнения нами используется унифицированная форма Т-7 (бланк, как уже упоминалось, взят из альбома унифицированных форм). Но разрешено использовать и график отпусков в Excel (программа позволяет создать удобный планировщик — умный график отпусков, автоматизирующий учет, он дан в приложении к статье).

Шаг 1

Заполняем поле «Наименование организации». Для этого прописываем полное наименование организации без сокращений.

Шаг 2

При наличии профсоюза заполняем поле «Мнение выборного профсоюзного органа»: проставляется дата и надпись «Учтено». При отсутствии таковой указывается «Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)».

Шаг 3

Присваиваем номер документу, дату составления, указываем, на какой год он составляется.

Шаг 4

Заполняем столбцы 1–6: названия структурных подразделений, наименование должности, Ф.И.О. работников пишем, не сокращая. В 5-м столбце цифрами указывается длительность в календарных днях. В гр. 6 ставят дату, с которой он начинается.

В случае если период отдыха делится на несколько частей, каждая часть пишется в отдельной строке.

Также разрешено в столбце 6 указывать продолжительность, а не дату начала.

Подписывает документ начальник отдела кадров.

Утверждаем график и знакомим с ним сотрудников

После заполнения всех полей и столбцов необходимо утвердить документ на самом бланке — форма Т-7 содержит для утверждения специальное поле. А можно и издать приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год (образец показывает самые распространенные формулировки).

Столбцы 7–10 заполняются вручную по мере фактического ухода сотрудников на отдых. Если произошли изменения и время отдыха предоставляется не тогда, когда было запланировано, в графе 8 указывается основание для переноса — реквизиты приказа о переносе или заявление работника. В графе 9 указывают планируемую дату начала отдыха.

Гр. 10 «Примечание» заполняется при наличии необходимых примечаний, например, указывают причину переноса отдыха (по заявлению работника, другое основание), основания для отзыва, др.

Итак, мы рассмотрели пошагово, как заполнить шаблон графика отпусков на 2019 год: в Excel или в унифицированной форме Т-7 — не важно, принцип заполнения одинаков.

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

График (оригинал) хранится обычно в отделе кадров в течение одного года (п. 693 Приказа 25.08.2010 № 558). Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства. Значит, он хранится до 31.12.2020 включительно.

Читайте также:  Сколько держится алкоголь в слюне

За отсутствие документа виновный привлекается к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа:

  • для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Также для юрлиц в качестве меры наказания используется приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Унифицированная форма: обязанность или добровольное использование

На основании ст. 123 ТК РФ , работодатели регулярно составляют план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже чем за 2 недели до окончания текущего года. Так, шаблон графика отпусков в excel на 2020 год утверждается до 17.12.2019. Это крайний срок.

Закон не требует использовать конкретный бланк, и не страшно, если форма графика отпусков на 2020 год у работодателя отличается от унифицированного шаблона Т-7, утв. Постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1. Но все реквизиты разработанного документа должны совпадать с теми, которые включает унифицированный бланк.

Шаблонный график отпусков на 2020 год (бланк)

Инструкция по заполнению на примере унифицированной формы Т-7

Предлагаем в качестве примера, как составить график отпусков на 2020 год, образец заполнения унифицированного бланка. Представленный вариант актуален для компаний, где оформляют форму Т-7 в бумажном варианте, но он же поможет и тем кадровикам, которые хотят узнать, как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2020 год в 1С: порядок и правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях сначала выпускают специальное распоряжение, в котором указывают:

  • кто и в какие сроки утверждает график;
  • в какой период знакомит сотрудников с его нормами.

Общество с ограниченной ответственностью «Пион»

ПРИКАЗ

«12» декабря 2019 года

Об утверждении графика отпусков

В соответствии с частью 1 статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации, с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации от 11 декабря 2019 года № 52, полученного в соответствии с положениями статьи 372 Трудового кодекса Российской Федерации

1. Утвердить прилагаемый график отпусков работников ООО «Пион» на 2020 год.

2. Начальнику отдела кадров И.И. Иванову обеспечить в течение 2020 года:

2.1. Соблюдение утвержденного графика отпусков.

2.2. Извещение работников о времени начала отпусков, установленных графиком, под подпись не менее чем за две недели до начала отпусков.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

С приказом ознакомлены:

начальник отдела кадров

12 декабря 2019 года

Заполнение и работу с бланком разделим на несколько этапов.

Этап первый. Заполнение

1. В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

2. Во второй — наименование должности лица из этого подразделения, в соответствии со штатным расписанием (форма Т-3).

3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его посмотрите либо в личной карточке (форма Т-2), либо в приказе о приеме работника (форма Т-1).

5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, они все суммируются.

6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отдыха.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Если у вас нет профсоюза, вам ничего согласовывать не надо. Если есть, то, в соответствии со статьей 123 ТК РФ, проект утверждает руководитель, но с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ. В случае разногласий с профсоюзом руководитель вправе утвердить подготовленный документ, но профсоюзу разрешается обжаловать это решение в государственной инспекции труда или в суде.

Этап третий. Подписание

1. В графу «Наименование организации» на титульной странице документа вносим сведения о наименовании организации в соответствии с учредительными документами (если название написано заглавными буквами, пишем заглавными) без каких-либо сокращений.

2. В поле «Код» проставляем число из восьми цифр в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

3. При необходимости вносим сведения о реквизитах документа, которым профсоюз уведомил работодателя о своем мнении относительно проекта графика.

4. Присваиваем порядковый номер, текущую дату, период, на который составлен документ.

Читайте также:  Договор совместного пользования земельным участком

5. Документ подписывает на последней странице руководитель кадровой службы или лицо, исполняющее его обязанности.

6. Отправляемся к руководителю для утверждения.

Этап четвертый. Утверждение

Для утверждения есть два способа. Какой выбрать, решайте самостоятельно: закон не регламентирует этот вопрос.

1. Руководитель ставит подпись, фамилию, инициалы и дату в соответствующих графах документа на первом листе. Формально документ утвержден.

2. Готовится приказ, которым утверждается и согласуется график отпусков на 2020 год. Он идет приложением к приказу.

Первый и второй варианты одинаково законны, разница в сроках хранения: в первом случае — до 31 декабря следующего года, во втором случае — 5 лет.

Этап пятый. Ознакомление

Унифицированная форма Т-7 не имеет столбца для подписи в ознакомлении с графиком, но Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24.03.1999 № 20 позволяет работодателю вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Изменения оформляются локальным нормативным актом (приказ или распоряжение на фирменном бланке), которым добавляются 11 и 12 столбцы в форму Т-7. В указанных столбцах предусматривается возможность для проставления даты и подписи работника при ознакомлении с графиком.

Работодателям разрешено использовать и иные варианты ознакомления подчиненных с этим документом, важным остается дата ознакомления работника с периодом предстоящего отдыха (не менее чем за две недели, в соответствии со статьей 123 ТК РФ).

Этап шестой. Убытие в отпуск

Когда форма Т-7 (иной бланк) утверждена, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

1. Работник пишет заявление на отпуск. Внимательно читайте его: ГИТ штрафует, если работодатель по собственному усмотрению добавляет к отпуску субботу и воскресенье, когда период отдыха завершается в пятницу. Это неправомерно, настаивают в Роструде.

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносят сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. К примеру, вы можете подготовить и скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Надо еще учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае — руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 помните, что все они вносятся тем же порядком, которым утвержден бланк (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берут либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график.

Заполненный бланк графика отпусков на 2020 год (образец)

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников — «сервис», который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку и появится заполненный данными унифицированный бланк.

Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска». В колонке (выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, дополните колонку. Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха.

А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать. Ее легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть.

Ссылка на основную публикацию
Сумма штрафа за выезд на встречную полосу
Наказание за пересечение сплошной или двойной сплошной линии разметки затрагивает практически весь диапазон ответственности за нарушения ПДД и может быть...
Статья предоставление услуг ненадлежащего качества
1. Производство, хранение или перевозка в целях сбыта либо сбыт товаров и продукции, выполнение работ или оказание услуг, не отвечающих...
Степень смешения фирменного наименования
WAYHOME studio / Shutterstock.com Общество "ССП" было зарегистрировано 3 марта 2014 года, а общество "ГССП" – 12 декабря 2014 года....
Сургут это крайний север или нет
Постановление Правительства РФ от 23 мая 2000 г. N 402"Об утверждении перечня районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей...
Adblock detector