Список журналов и книг обязательных

Список журналов и книг обязательных

Журнал – это книга для фиксации сведений и документов, ведения учета. Является ключевым элементом в ведении документооборота. Существует много видов журналов. Их перечень зависит от специфики работы компании.

Какие журналы должны быть в компании обязательно?

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.

Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.

Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:

  • Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
  • Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
  • Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
  • Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
  • Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
  • Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
  • Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
  • Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.

Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.

Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.

Перечень журналов, нужных для конкретной организации

Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.

Предприятия общественного питания

В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.

На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.

Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.

Предприятия, работа которых связана с вредными выбросами

Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:

  • Учета выбросов в атмосферу.
  • Учета потребления воды и ее отведения.
  • Книга движения отходов.

Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

  • Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
  • Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
  • Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
  • Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
  • Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Требования к оформлению

Особенности оформления зависят от вида журнала. Первый шаг к заведению документа – регистрация журналов или в госоргане, или на самом предприятии. Следующие виды бумаг должны оформляться в полном соответствии с образцами:

  • Журнал для фиксации движения трудовых книжек.
  • Журнал по командировкам.
  • Журналы воинского учета.

Большая часть других документов не имеет установленной формы. То есть, руководитель предприятия может сам определять вид документа. Однако, в любом случае, в журнале должны быть обязательные положения: номер, дата регистрации, сжатое содержание и так далее.

К документам предъявляются эти требования:

  • Журнал прошивается.
  • Должна присутствовать нумерация листов.
  • В завершении должно стоять указание на то, что документ прошит и пронумерован.

Документ обязательно заверяется подписью руководителя и печатью компании.

К СВЕДЕНИЮ! Журналы должны храниться в компании на протяжении 75 лет. А потому рекомендуется, при оформлении, предпочесть мягкой обложке твердую.

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Какие журналы и книги регистрации должны быть у кадровика?

Ответ

Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой.

Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно (например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты).

Следовательно, к обязательным журналам отдела кадров относятся:

1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Читайте также:  Развод через суд в казахстане

2. Журнал учета проверок. Обязанность ведения этого журнала установлена ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля". В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141. Помните, что журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя. 3. Журнал учета командированных сотрудников. Учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Форма данного журнала предусмотрена приложением № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Форма данного журнала предусмотрена приложением № 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н. Следовательно, выше мы перечислили все документы, которые должны быть в любом отделе кадров, больше обязательных документов в кадрового делопроизводства законодательство не содержит. Решение о необходимости ведения остальных журналов и книг работодатель определяет самостоятельно (например, журнал учета приказов, трудовых договоров и т.д.).

Подробнее об обязательных кадровых документах читайте здесь:

Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Порядок оформления данных журналов пропишите в локальном документе организации, например, в Положении о кадровом делопроизводстве.

Подробнее в материалах Системы:

  1. Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе

Порядок работы с документами Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота , как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации. При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 . Виды кадровых документов На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел . Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации. Организационные документы К организационным документам, в частности, относятся:

Распорядительные документы К распорядительным документам относятся:

  • приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;
  • документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров ( личные карточки , личные дела ).

Подготовка организационных и распорядительных документов При подготовке организационных и распорядительных документов используйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 . При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.). Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 . Информационно-справочные документы Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока. Первый блок – входящая информационно-справочная документация:

  • указания вышестоящих организаций;
  • отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
  • письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
  • заявки, жалобы, предложения граждан.

Второй – исходящая информационно-справочная документация:

  • ответы на входящие запросы;
  • инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

Третий – внутренняя информационно-справочная документация:

  • внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
  • другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Учет информационно-справочных документов Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель). Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

  • прием;
  • сортировка;
  • рассмотрение руководством;
  • направление исполнителям.

Ситуация: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 . Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 . Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Читайте о журнале по охране труда еще больше по ссылке.

Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы .

Читайте также:  Что обозначает слово кэшбэк

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

Необходимость в регистрации

Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

обеспечить учет документов и контроль их исполнения;

облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы;

обеспечить сохранность документов.

Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.

Регистрировать документы можно:

в специальных регистрационных журналах;

на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета). С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, – письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам – по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

Ситуация: Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации

Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:

Каждая серьезная организация в обязательном порядке ведет определенный перечень журналов, с помощью которых фиксируется различные стороны деятельности внутри компании.

Существуют такие, которые ведутся для предоставления их в дальнейшем различным проверяющим органам, ведущим контроль за соблюдением норм и правил на предприятии.

Их необходимо заполнять в строгом соответствии с регламентом, ведь органы государственного контроля не примут неточных данных. О ом, какие журналы должны быть на предприятии расскажет эта статья.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Какие журналы должны быть в организации в обязательном порядке?

В зависимости от типа организации, а также сферы ее основной деятельности, обязательные к ведению журналы могут разниться.

Однако, существует один тип данного документа, ведение которого просто обязательно — это запись учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Несоблюдение данного правила может привести к штрафу со стороны Государственной трудовой инспекции в размере до 5 тысяч рублей. Впрочем, штрафные санкции не являются главной причиной обязательного ведения данного журнала.

Наибольшую опасность предоставляют судебные разбирательства со своими же сотрудниками, которые могут обратиться в соответствующие органы, если их трудовые книжки не учитываются необходимым образом.

Кроме того, в организации распространены следующие виды журналов:

Журнал трудовых договоров, фиксирующий трудовые договоры, заключенные с фирмой. Необходим он также для того, чтобы внутренняя документация предприятия была упорядочена должным образом. Данный вид документа не является строго обязательным для организации, но такой журнал могут потребовать проверяющие службы в ходе своей профессиональной деятельности.

Журнал приказов, в котором фиксируются различные приказы, принятые на предприятии. В подобного рода документе отображена вся подробная информация, на основании которой формируется заработная плата сотрудников, расчет отпускных и премий, а также иных выплат в соответствии с трудовым договором. В некоторых случаях, данный документ может использоваться в ходе судебного разбирательства, т.е. фактически он обладает юридической силой.

Журнал учета рабочего времени, учитывающий фактически отработанное время сотрудниками.

Книга ведения командировочных удостоверений. Такие книги ведутся теми организациями, специфика деятельности которых связана с разъездным характером работы своих сотрудников, т.е. командировки являются частью профессиональных обязанностей сотрудников.

Подобный документ позволяет регулировать периодичность данных поездок, а также выполнение сотрудниками возложенных на них обязательств.

Журнал учета больничных листов, в котором регистрируются листки временной нетрудоспособности. Ведение подобного документа позволяет сотруднику на законных основаниях рассчитывать на освобождение от работы на срок, указанный в больничном листе. Для компании же такой журнал полезен тем, что с помощью него фиксируется реально отработанное время сотрудника.

Журнал регистрации входящей и исходящей документации, в котором отображена информация о входящей и исходящей документации.

Есть и специальные журналы по экономике предприятия. Это может быть кассовая книга и журнал кассира-операциониста. В большинстве организаций расчет производится через кассовый аппарат — по наличному и безналичному расчету, поэтому ведение такой книги позволяет фиксировать все эти процессы. Регистрация журналов на предприятии ведется в отдельном журнале.

В случае, когда необходимости в кассовом аппарате нет, например, при оказании услуг населению, используются бланки строгой отчетности. Соответственно, в таких заведениях ведется журнал учета данных бланков, содержащих реквизиты и прочую информацию.

Мы уже говорили, что ведение определенного вида журналов может отличаться, в зависимости от сферы деятельности предприятия. Имеется ввиду, что один журнал может быть обязателен на определенном предприятии, а в другом его ведение не имеет никакого смысла. Чтобы было более наглядно, разберем несколько видов журналов, которые могут вестись в разного рода предприятиях.

Для предприятий общественного питания

Какие журналы должны быть на предприятии общественного питания? Стоит отметить, что все перечисленные ранее журналы могут вестись в абсолютно любом заведении, вне зависимости от того, каким видом деятельности оно занимается.

Ведение журнала учета трудовых книжек является обязательным для всех, а остальные журналы ведутся выборочно, в соответствии с желанием руководства.

Читайте также:  Согласие родителей на участие ребенка в соревнованиях

Но, в отдельных организациях существует ряд специфических журналов, вести которые рекомендуется для того, чтобы предоставлять их различным проверяющим органам и инспекциям.

В частности, в заведениях общественного питания распространен бракеражный журнал, в котором отображается информация о качестве выпускаемой продукции. Вообще, понятие «бракераж» означает некий дегустационный процесс, в котором сравниваются вкусовые качества продукции, а также их внешний вид.

Там отображаются оценки относительного вкуса, консистенции каждого блюда, запаха и внешнего вида. Санитарный журнал — еще один важный документ, который требует особенного внимания к заполнению.

Документация по экологии

Журналы по экологии на предприятии часто называют еще первичными журналами.

Всего отличают несколько видов данных документов:

  1. Учета выбросов в атмосферу (журналы ПОД, идущие под порядковыми номерами 1, 2 и 3).
  2. Учета водоотведения и водопотребления.
  3. Книга, в которой ведется отчетность, касающаяся движения отходов на производстве.

Ведение данной документации строго контролируется со стороны Росприроднадзора, поэтому их отсутствие является поводом для наложения штрафных санкций, как на саму фирму, так и на ответственное лицо, в обязанности которого входит ведение данных записей.

Обязательным также является журнал регистрации входящих и исходящих документов, который позволяет строго следить за всей документацией, которая поступает на фирму, и из нее исходит.

Журналы по безопасности

Какие журналы по технике безопасности должны быть в организации? Стоит отметить, что в любой структуре, штат которой составляет несколько человек, должно быть назначено специальное ответственное лицо, отвечающее за пожарную безопасность, а значит и журналы по пожарной безопасности в организации.

Сразу после назначения на эту должность, человек в обязательном порядке должен завести журнал по пожарной безопасности.

Стоит заметить, что этот документ составляется не в единственном экземпляре, а имеет несколько разновидностей, касающихся отдельных моментов.

Рассмотрим несколько основных видов данных документов:

Журнал, в котором фиксируется проведения инструктажа по технике пожарной безопасности и вводного инструктажа. По правилам, каждый человек, работающий на предприятии, обязан выслушать данную лекцию, прежде чем приступать к своим профессиональным обязанностям. Соответственно, в журнале отображается список людей, прошедших инструктаж, а также иная информация.

Журнал учета огнетушителей, в нем отображается информация, касающаяся состояния огнетушителей и иных средств, используемых для тушения пожара. Проверка производится раз в полгода, после чего результаты заносят в журнал.

Приведем также перечень журналов по электробезопасности на предприятии: это книга по проверке и испытаниям электроинструмента, а также журналы по электробезопасности на предприятии. Этот важный момент, так как пренебрежение данным фактором может привести к трагедии.

Журнал в котором отображается информация, относительно неполадок в системе автоматической защиты от пожаров. Сюда вносится причина возникновения неполадки, а также те меры, которые были применены для устранения данной причины. Теперь вы знаете какие журналы по пожарной безопасности должны быть в организации.

Регистрации распоряжений и приказов. Он необходим для поддержки в полном порядке документооборота предприятия.

Не нужно забывать и об обязательном журнале по охране труда. Перечень журналов по ОТ на предприятии можно найти здесь.

Требования по оформлению

А теперь рассмотрим порядок оформления журналов в организации. В зависимости от вида, отличается и его основное оформление как документа. Но, прежде всего должна быть проведена регистрация журналов в организации.

Имеется ввиду, что журналы которые должны быть в организации, нужно зарегистрировать в контролирующих органах либо на самом предприятии.

Журналы для организаций и предприятий требующих заполнения в строгом соответствии с установленными требованиями:

  1. Журнал учета трудовых книжек, а также вкладышей в них.
  2. Ведения командировочных удостоверений.
  3. Воинского учета.

Требования к оформлению журналов в организации не слишком сложные. Журнал учета проверок, в нем отражается информация о проверках, проводимых различными надзорными органами и инспекциями.

Что касается остальных видов записей, то для них не существует определенной формы их заполнения. Следовательно, руководитель каждой конкретной фирмы может самолично устанавливать правила их заполнения, а также вид, в котором они будут вестись — письменный или электронный.

Однако, существуют определенные главы, которые должны быть отображены в книге учета в обязательном порядке:

  • порядковый номер регистрации;
  • дата проведения регистрации документа;
  • примечание;
  • краткое содержание.

Порядок ведения

Основные требования к оформлению записей, ведущихся соответствующим образом, необходимы для того, чтобы исключить подделку документа посредством выставления неправильного числа создания документа, либо избавления от документа, который изготовлен ранее.

Именно поэтому, журнал должен быть составлен и изготовлен следующим образом:

  • журнал учета должен быть прошитым;
  • должна быть соблюдена полная нумерация листов, начиная с первого и заканчивая последним;
  • в конце него должна быть фраза, в которой говорится о том, что он прошит и пронумерован определенным количеством листов (в зависимости от документа), а также инициалы и личная подпись директора;
  • под подписью директора должна располагаться печать самой организации.

Что касается обложки, то большой роли не имеет, будет ли она твердой или мягкой. Конечно, оптимальным вариантом является все-таки твердая обложка, в плане сохранности самого документа, ведь он хранится на протяжении 75 лет, т.е. точно такого же срока, что и сами документы, которые были учтены.

Заключение

Ведение журналов учета позволяет руководителям предприятия лучше систематизировать трудовые отношения со своими сотрудниками, а также упорядочивание документооборота внутри предприятия. К тому же, некоторые из них могут требовать в ходе различных проверок, поэтому лучше заранее позаботиться о том, чтобы в наличии были все учетные книги, которые могут представлять интерес со стороны надзорных органов.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Ссылка на основную публикацию
Социальная помощь малоимущим семьям в 2018 году
В каждом регионе установлен определенный размер прожиточного минимума, который позволяет купить корзину необходимых продуктов и товаров, чтобы обеспечить нужды семьи....
Совмещение командировки с отпуском
Да, в рассматриваемой ситуации вы должны начислить страховые взносы на оплату проезда работника из места командировки к месту работы. Именно...
Современной конституции российской федерации свойственны следующие функции
Сущность Конституции РФ Сущность конституции – ограничение вмешательства государства в дела общества и личности с помощью права. Конституция имеет свое...
Социально правовой договор это
Устраиваясь на работу, каждый гражданин должен заключить договор на осуществление трудовой деятельности. Но можно заключить стандартный трудовой договор, а можно...
Adblock detector