Штамп верно по новому госту

Штамп верно по новому госту

Упомянутые в статье старый и новый ГОСТы можно найти:

Делаем копии для внутреннего использования

Основное новшество состоит в том, что предъявляются разные требования к заверению в зависимости от цели изготовления копии документа (выписки из документа). Если вы делаете копию для себя (для внутреннего пользования), то заверяйте ее так же, как привыкли, по старому ГОСТу, то есть пишит е п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (далее — старый ГОСТ); п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее — новый ГОСТ) :

• наименование должности работника, заверившего копию документа, его подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия);

• дату заверения копии (выписки из документа).

Отметка о заверении, как и ранее, ставится под реквизитом «подпис ь» п. 5.26 нового ГОСТа ; п. 3.26 старого ГОСТа .

В отличие от старого ГОСТа, новый ГОСТ не обязывает проставлять печать при заверении копий для внутреннего пользования. Но никто не запрещает вам делать это, если так привычней — бумага с печатью смотрится более солидно.

Не нужно указывать и местонахождение подлинника, если копия «внутрення я» п. 5.26 нового ГОСТа . В старом ГОСТе, правда, также не было такого требования, однако оно есть в древнем советском Указ е п. 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X . Он применяется весьма условно, хотя и не отменен.

Чтобы было проще заверять копии, можно сделать специальный штамп, новый ГОСТ это разрешае т п. 5.26 нового ГОСТа .

Правила стандартизации применяются на добровольной основе, за исключением ГОСТов в сфере ПДД, оборонзаказа и иных сфер ограниченного доступ а пп. 1, 2 ст. 4, ст. 6, ч. 1 ст. 26 Закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ .

Для примера предположим, что вам нужно вывесить копию приказа на информационную доску организации для всеобщего ознакомления.

Приказ № 60

Об индексации заработной платы

В связи с повышением величины минимального размера оплаты труда в Российской Федерации и необходимостью обеспечить повышение уровня реального содержания заработной платы в соответствии с требованиями ст. 134 Трудового кодекса РФ

1. Проиндексировать заработную плату всех работников ООО «Рассвет» на 5,7% с 1 мая 2018 г.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Сергиенко И.Н.

Генеральный директор

Инспектор отдела кадров

Делаем копию для внешнего пользователя

Если вам нужно заверить копию документа для выдачи ее третьим лицам (в банк, работнику, контрагенту и т. д.), то к вышеназванным прибавляются еще два реквизита:

• указание на место, в котором хранится оригинал копируемого документа;

Отметим, что копии для внешнего пользования новый ГОСТ обязывает заверять именно печатью организации, тогда как по старым правилам можно было использовать и другие печати (например, отдела кадро в) п. 3.26 старого ГОСТа ; п. 5.26 нового ГОСТа .

Оттиск печати нужно ставить так, чтобы он не закрывал подпись лица, заверившего копию документ а п. 5.24 нового ГОСТа . Если у ООО в соответствии с уставом в принципе нет печати, то копия заверяется без нее. Аналогично заверяет копии и ИП, не использующий печать.

Покажем, как применяются новые правила, на примере заверения копии трудовой книжки.

Комментарий к документу

1 Строго говоря, новый ГОСТ требует писать так: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ____ за ____ год». Но если оригинал копируемого документа лежит не в папке с номером, а просто в шкафу или сейфе, то вариантов нет — указываем только название организации.

Изготавливаем многостраничные копии

Как заверять копии документов, которые состоят более чем из одного листа? На этот счет новый ГОСТ никаких правил не содержит. Поэтому можно исходить просто из деловой практики, а также из разъяснений Минфина.

Последние были даны в отношении налоговых документов, но в части заверения многостраничных документов актуальны и для остальных бума г Письмо Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 .

Итак, заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

• или отдельно заверить каждый лист копии;

• или прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Там же нужно указать количество листов. Это можно сделать, например, таким образом.

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

Инспектор отдела кадров

Подлинник документа находится в ООО «Рассвет» в деле № 3/к за 2016 г.

Сшивку нужно делать так, чтобы она:

• не мешала чтению каждого листа и снятию с него копии при необходимости;

• не расшивалась (не разваливалась) при изучении копии.

У налоговиков свои представления о правилах заверения и оформления бумажных копий документов, представляемых в ИФНС при проверках. Пока что они сформулированы только в Письмах Минфин а Письма Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 , от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 . Но уже есть проект приказа ФНС ( >02/08/02-18/00078469), в который эти правила почти полностью «переедут». Отметим, что указывать на местонахождение подлинников ни Письма, ни проект не требуют.

Копирование документов — обычная процедура для любого человека или организации. Но копия приобретает юридически значимый статус только после ее должного заверения. В чем заключается процедура запроса и оформления копий и что меняется в этом процессе с 1 июля 2018 года, расскажем в нашем материале. Также рассмотрим и другие аспекты в оформлении документов в связи с новым ГОСТом Р 7.0.97-2016 с 1 июля 2018 года.

Читайте также:  Приказ мвд о едином учете преступлений

Зачем нужны копии и как их получить

Любому гражданину могут потребоваться те или иные копии документов: с места работы, юридических бумаг, расписок и др. Так, копию трудовой у него могут запросить банки при выдаче кредита или новые работодатели при оформлении сотрудников на условиях внешнего совместительства.

Что делать, если у вашего работника запросили копию кадрового документа? Алгоритм действий прост, но определенные установленные законом правила все же существуют. Рассмотрим новые правила оформления и заверения копии на примере выдачи ксерокопии трудовой книжки.

Правило 1. Обращение к работодателю с письменным заявлением

Именно оно станет отправным механизмом процедуры получения копии. Выдача копий по устной просьбе не предусмотрена законом. Причина тому — ст. 62 ТК РФ, в которой фигурирует фраза «по письменному заявлению работника…».

Что должно быть в нем написано и как оно выглядит? Здесь специальных правил нет. Текст может быть напечатан на компьютере или оформлен старым проверенным способом — от руки на листке бумаги. Стиль изложения просьбы должен быть деловым, а текст по структуре соответствовать официальному документу. Это означает, что в шапке заявления указывается, на чье имя подается заявление, затем излагается сама просьба. Завершается оформление заявления личной подписью работника с расшифровкой и датой:

Генеральному директору ООО «Метеор»

Савельеву Петру Николаевичу

от слесаря-сантехника механического цеха

Васильева Анатолия Константиновича

Заявление

На основании ст. 62 ТК РФ прошу Вас предоставить мне заверенные в установленном порядке копии:

2. Приказа о приеме на работу.

Васильев /Васильев Анатолий Константинович/ 29.06.2018

Правило 2. Трехдневная отсрочка

Работник не вправе немедленно после написания заявления требовать готовых копий. По ст. 62 ТК РФ у работодателя есть 3 дня на исполнение его просьбы. Таким образом, обязанности срочного (в тот же день) предоставления запрашиваемых дубликатов у него по закону нет.

Во избежание споров контролирующими организациями советуем вам все же выдачу копий не откладывать на последний день.

Правило 3. Заверяем копии в соответствии с новым стандартом

С 1 июля 2018 года правила заверения копий документов законодатели скорректировали. Что же изменилось?

На копии, сделанной ответственным лицом работодателя, должны быть проставлены:

  • Надпись «Верно».
  • Должность, подпись ответственного лица и ее расшифровка.
  • Дата заверения.
  • Указание места хранения оригинала документа, с которого сделана копия.

Последний пункт — это и есть нововведение нового ГОСТа Р 7.0.97-2016. В остальном заверяющая формулировка от прежней (применяемой до 01.07.2018) ничем не отличается. Эти же правила применяются к оформлению любых копий «на сторону» — представляемых внешним пользователям: будь то копия трудовой книжки, приказа о приеме на работу или иного запрошенного у организации документа.

Копия для внутрифирменного пользования может заверяться в упрощенном порядке: достаточно написать «Верно», указать должность лица, ее заверяющего, проставить подпись с расшифровкой и дату заверения.

Продолжим рассмотренный ранее пример.

Заявление слесаря-сантехника механического цеха Васильева А.К. попало для исполнения к сотруднице отдела кадров Гарафеевой Э.Б. Она была в курсе последних нововведений, связанных с появлением ГОСТа Р 7.0.97-2016. Поэтому по новым правилам оформила заверительную надпись на запрошенных копиях:

Подлинник документа находится в ООО «Метеор» в деле № К-39/298 за 2017 год.

Инспектор отдела кадров Гарафеева /Гарафеева Э.Б./

02.07.2018 Печать

На что еще обратить внимание при заверении копий

Напомним коротко другие правила оформления копий документов:

  • Копируются и заверяются все листы документа (в трудовой книжке это все заполненные листы, начиная с титульного).
  • Каждый лист копируется на отдельном листе с одной его стороны (двустороннюю копию могут не принять в месте ее представления).
  • Все листы сшиваются, нумеруются. На оборотной стороне последнего листа концы нити «пломбируются» бумажной наклейкой с указанием количества сшитых листов.
  • Заверяющую подпись проставляет лицо, уполномоченное на это внутренними документами работодателя или его доверенностью (или непосредственно сам руководитель).
  • Если компания не применяет печать, ее проставление на копии не обязательно. Юридическую силу дубликат от этого не потеряет.

Все эти правила обязан знать и выполнять ответственный работник работодателя, которому это поручено. Но и получателю копий не лишним будет полученные документы проконтролировать.

Требования нового ГОСТ и заверение документов для ФНС

Выше мы рассмотрели ситуацию по заверению копий документов для работника. А распространяется ли новый ГОСТ на копии документов, запрашиваемых, налоговиками?

Ситуация требует пояснений. Дело в том, что новый ГОСТ является рекомендуемым (п. 4 Предисловия к ГОСТ Р 7.0.97-2016). А в некоторых положениях он противоречит указаниям, данным Минфином (письмо от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336) и ФНС (письмо от 02.10.2012 № АС-4-2/16459). По мнению контролеров, печать должна проставляться так, чтобы заходить на бумажную наклейку, личную подпись и ФИО лица, заверяющего документ. Новый ГОСТ предъявляет противоположные требования — подпись лица и оттиск печати не должны соприкасаться.

Таким образом, учитывая противоречия и рекомендательный характер нового ГОСТ, при заверении копий документов для ФНС лучше пользоваться указаниями контролеров.

Другие требования к документам, введенные новым ГОСТ

Новый перечень реквизитов

Появился “гриф ограничения доступа к документу” с ограничительной надписью, например “Конфиденциально” или “Коммерческая тайна”.

Еще один новый реквизит — отметка об электронной подписи. В ней стоит указать:

  • текст “Документ подписан электронной подписью”;
  • номер сертификата ключа электронной подписи;
  • Ф.И.О. владельца сертификата;
  • срок действия сертификата ключа электронной подписи.
Читайте также:  Приказ о подготовке номенклатуры дел организации

Оформление документов: нюансы

Новый ГОСТ подробно описывает, как лучше создавать документ. Например, в нем разъяснено:

  • как нумеровать страницы;
  • какой шрифт использовать;
  • какие делать отступы и межстрочные интервалы.
  • Многостраничные документы (например, локальные нормативные акты) можно создавать на обеих сторонах листа и с титульником.

Также уточнятся, что печать не должна захватывать подпись.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

По новому ГОСТУ с 01.07.2017 г. копии трудовых книжек нужно заверять по новому образцу, где прописано в каком № дела и за какой год лежит дело сотрудника. А как быть если в организации нет № дел?

Ответ

При этом указывать дело хранения надо в отношении документов, которые организация принимает на архивное хранение, подшивает в дела в соответствии с номенклатурой дел.. В связи с чем при заверении копии трудовой книжки указывать № дела хранения не нужно. Использовать при удостоверении копии следует слово «Верно». Аналогичный порядок действует и сейчас (см. пункт 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003). И в настоящее время в соответствии с Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан место хранения оригинала нужно указать на копии: «Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации». В связи с чем и сейчас в записи о заверении копии нужно указать: ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №. за. год" В реквизитах «Дело № ___» и «за ____ год» проставьте прочерк.

В настоящее время при оформление документов мы руководствуемся ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации", но с 01.07.2018 года вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016, который принят ВЗАМЕН ГОСТ Р 6.30-2003

С 01.07. 2018 для заверения копий документов будет применяться следующее правило:

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).1

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №. за. год") и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

(Такие правила установлены п.5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Но и в настоящее время для заверения копии, чтобы копия имела юридическую силу, ее нужно заверить (ст. 62 ТК РФ). Для этого на копии документа укажите:

  • заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);
  • должность лица, заверившего копию;
  • его личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения;
  • печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).

Такой порядок установлен в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Таким образом, принципиальное отличие только в формулировке места хранения документа.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступает в силу с 01.07.2018 г. Следовательно, если организация решит руководствоваться указанным ГОСТ, то данные требования заверения копий документа следует применять с 01.07.2018 г., при заверении копии документа для передачи в другую организацию нужно вносить полную запись о месте хранения с указанием не только наименования организации, но и дела, в котором хранится документ. При заверении копии документа надо указать номер дела, в которое Вы подшили данный оригинал документа. Например ссылаетесь на Дело № ______, в которое подшиваете оригиналы приказов. Нумерацию дел вы производите в соответствии с вашей номенклатурой. (о номенклатуре подробнее: http://www.1kadry.ru/#/document/130/51516/).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Журнал: Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» № 5, Май 2017

Работа с документами

Как по-новому оформлять документы. Требования ГОСТ Р 7.0.97-2016

Валентина ЯНКОВАЯ, канд. ист. наук, доц.

Из статьи вы узнаете:

С 1 июля 2017 г. вводится в действие новый национальный стандарт по оформлению документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Разрабатывал ГОСТ Р 7.0.97-2016 ВНИИ документоведения и архивного дела. Стандарт принят приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. ГОСТ Р 7.0.97-2016 разработан взамен ГОСТ Р 6.30-2003. В статье мы рассмотрим новый стандарт и изменения в составе и оформлении реквизитов.

Что вы должны знать о новом ГОСТе

Еще по этой теме

Основная задача при разработке новой редакции стандарта по оформлению документов – сохранить основы предыдущего стандарта, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования.

Зачем нужен новый ГОСТ. Старый ГОСТ Р 6.30-2003 был принят и введен в действие Госстандартом России в 2003 г., то есть он действует уже более 13 лет. За это время практика документирования ушла вперед, и возникла необходимость изменения стандарта. Произошли изменения в нормативной базе делопроизводства и в технологиях работы с документами. Расширилась сфера использования электронных документов, что, безусловно, должно быть отражено в стандарте.

Читайте также:  Справка о доходах ип без дохода

Какой статус у стандарта. ГОСТ Р 7.0.97-2016 является национальным стандартом. Он предназначен для добровольного и многократного применения организациями в соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». При этом национальный стандарт нельзя рассматривать как документ рекомендательного характера. Принцип добровольности применения стандартов означает, что если организация решила принять стандарт, то он становится для нее обязательным документом, то есть фактически приобретает нормативный характер.

Еще по этой теме

На какие документы распространяется ГОСТ. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др., в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

Какую информацию вы найдете в ГОСТе

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет состав реквизитов документов и правила их оформления; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Как изменился состав реквизитов

По количеству реквизитов старый и новый ГОСТы не различаются – их 30 (сравнительная таблица здесь). Изменился состав реквизитов: часть реквизитов не вошла в новый ГОСТ, появились новые реквизиты, есть реквизиты, названия которых изменились, и реквизиты, названия которых были уточнены (схемы 1–4 и образцы ниже).

Схема 1. Новые реквизиты ГОСТ Р 7.0.97-2016

Схема 2. Реквизиты, которые не вошли в ГОСТ Р 7.0.97-2016

Схема 3. Реквизиты ГОСТ Р 7.0.97-2016, названия которых изменились

Схема 4. Реквизиты ГОСТ Р 7.0.97-2016, названия которых были уточнены

Образец. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланк

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования); 02 – эмблема; 03 – товарный знак (знак обслуживания); 04 – код формы документа; 05 – наименование организации – автора документа; 06 – наименование структурного подразделения – автора документа; 07 – наименование должности лица – автора документа; 08 – справочные данные об организации; 09 – наименование вида документа; 10 – дата документа; 11 – регистрационный номер документа; 12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; 13 – место составления (издания) документа; 14 – гриф ограничения доступа к документу; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения документа; 17 – заголовок к тексту; 18 – текст документа; 19 – отметка о приложении; 20 – гриф согласования документа; 21 – виза; 22 – подпись; 23 – отметка об электронной подписи; 24 – печать; 25 – отметка об исполнителе; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка о поступлении документа; 28 – резолюция; 29 – отметка о контроле; 30 – отметка о направлении документа в дело (синим цветом отмечены новые реквизиты).

Образец. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

02 – эмблема 05 – наименование организации – автора документаNEW 06 – наименование структурного подразделения – автора документа08 – справочные данные об организации 10 – дата документа 12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа17 – заголовок к тексту18 – текст документа NEW 23 – отметка об электронной подписи 25 – отметка об исполнителе 30 – отметка о направлении документа в дело29 – отметка о контролеNEW 14 – гриф ограничения доступа к документу15 – адресат28 – резолюция 11 – регистрационный номер документа19 – отметка о приложении27 – отметка о поступлении документаОбразец. Письмо с реквизитами, оформленными

по ГОСТ Р 7.0.97-2016

05 – наименование организации – автора документа 10 – дата документа17 – заголовок к тексту18 – текст документа22 – подпись 21 – виза26 – отметка о заверении копии30 – отметка о направлении документа в дело11 – регистрационный номер документа09 – наименование вида документа13 – место составления (издания) документаОбразец. Копия приказа для представления в другую организацию с реквизитами, оформленными

по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Оформление каких реквизитов изменилось

В ближайших номерах читайте о бланках документов.

Изменилось оформление реквизитов: «Дата документа», «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Текст документа», «Отметка о приложении», «Гриф согласования документа», «Подпись», «Печать», «Отметка об исполнителе», «Отметка о заверении копии». Рассмотрим наиболее значимые изменения (таблица ниже). Оформление остальных реквизитов не изменилось.

Таблица. Реквизиты, оформление которых изменилось

1. Национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 нельзя рассматривать как документ рекомендательного характера. Если организация решила принять стандарт, то он становится для нее обязательным документом.

2. Изменился состав реквизитов по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003: часть реквизитов не вошла в новый ГОСТ, есть реквизиты, названия которых изменились, и реквизиты, названия которых были уточнены. Десять реквизитов оформляем по-новому!

3. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 появились четыре абсолютно новых реквизита: наименование структурного подразделения – автора документа, наименование должности лица – автора документа, гриф ограничения доступа к документу, отметка об электронной подписи.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

Ссылка на основную публикацию
Что является основным преимуществом нпф сбербанка
Актуальная информация о Фонде: история, награды, руководство, доходность и другие цифры. Работа в сильной команде Ознакомьтесь с нашими вакансиями и...
Что нужно сделать в 17 лет
Возраст, когда мальчик или девочка достигли 17 лет, считается переходным перед наступлением взрослой жизни. Поздравления с днем рождения должно стать...
Что нужно сделать чтобы получать пенсию
Получение пенсии – процесс, о котором почти никто не задумывается в молодости. Но с каждым годом жизни, вопросы пенсионного обеспечения...
Шаблон доверенности на получение тмц
В экономической сфере неправильно оформленная доверенность на получение ТМЦ (товарно-материальных ценностей) или ее отсутствие могут привести к арбитражным спорам по...
Adblock detector