Опломбировка журнала учета движения трудовых книжек

Опломбировка журнала учета движения трудовых книжек

Все записи, вносимые в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним, являются предельно важными.

В соответствии с номенклатурным производством, в контексте которого обозначен алгоритм производства документации, устанавливаются своего рода правила защиты информации, содержащейся в журнале.

К ним относится соответствующее его оформление, которое не допускает постороннего вторжения в его данные со стороны третьих лиц, а также противодействует противоправным действиям со стороны недобросовестных сотрудников или лиц, которые имеют доступ к документам учёта.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 288-16-73 . Это быстро и бесплатно !

Кроме того, что журнал надлежит хранить в месте, находящемся вне свободного доступа, его необходимо прошить и опломбировать определённым образом.

Прошивка

В первую очередь для журнала необходимо подготовить твёрдый переплёт, если в приобретённом образце тонкая обложка.

Книга учёта будет служить достаточно долго, но при этом она должна иметь надлежащий вид.

После прошивки и опломбирования, заменить обложку будет невозможно. После того как бланк журнала готов, нужно пронумеровать все имеющиеся страницы порядковыми номерами, далее можно начинать прошивать её.

Однако некоторые кадровые работники, особенно молодые, могут столкнуться с дилеммой по поводу выбора материала. Банковский шпагат или тонкую ленту использовать можно, хотя в таком случае прошивка будет грубовата на ощупь, что несколько затруднит пользование журналом.

Можно использовать обычные нитки, например № 10. Но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков. В некоторых случаях используют тонкий длинный шнурок, что многим кадровикам представляется вполне удобным. Безупречно подходящим для прошивки материалом является суровая или прошивная нить ЛШ-210. Она пользуется преимуществом при выборе средства для прошивки журнала (и в аналогичных случаях).

Далее осуществляется процедура прошивки с одновременным опломбированием книги учёта. После её завершения Книга будет надёжно защищена от постороннего вмешательства в её записи. А удалённый из журнала лист можно сразу определить по нарушению нумерации листов.

Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем:

  1. Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
  2. Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
  3. Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
  4. Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
  5. Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад. Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
  6. Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.

Главное, чтобы завершить прошивку, нужно вытянуть края нити или шнура, который использован, приблизительно на 6-8 сантиметров, и закрепить его на внутренней задней стенке журнала.

Для этого конец нити приклеивается обычным канцелярским клеем к стенке журнала, а поверх него наклеивается небольшой квадрат обычной плотной бумаги, с печатью и подписью ответственного лица, а также – с указанием даты прошивки.

Опломбирование

Кадровые работники или бухгалтера, ведущие учёт записей, сами выбирают вариант проведения процедуры. Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:

  • пронумерован;
  • прошит;
  • подписанным руководителем организации.

После надлежащей подготовки, журнал нужно скрепить сургучной печатью или опломбировать. В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них (сургуч) утратил свою популярность.

Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004. К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты.

Наиболее актуальны плёночные пломбы, которые могут использоваться только в делопроизводстве, так как они не обладают силой сдерживания, а лишь идентифицируют отсутствие (наличие) вторжения.

Они достаточно удобны и имеют вид плоской многослойной плёнки, достаточно плотной и выполненной в форме небольшого круга или другой фигуры. Желательно, чтобы она напоминала печать не только по форме, но и по свойствам. Для этого она должна обеспечиваться:

  • уникальным номером;
  • логотипом организации;
  • наименованием организации.

Можно использовать более прочный материал, вплоть до применения свинцовой пластинки, а также выбрать кодовый идентификатор по своему усмотрению. Можно обеспечить пломбу электронной памятью. При желании вместо пломбы можно использовать сургучную печать.

Опломбирование журнала – закрепление пломбы на его задней внутренней стенке. Пломба должна крепиться на концах нити или шнура, которыми прошивался журнал. Прикреплённая должным образом, она вместе с кончиком нити крепится на обложку журнала в обозначенном месте, захватывая одновременно:

  1. Бумажку, которой крепилась (клеилась) нить на обложку журнала.
  2. Часть обложки за пределами наклеенной бумажки.

Таким образом, формируется защита, которая состоит в одновременном скреплении нити, бумаги с печатью и обложки журнала. Идентификатор покажет, если производилось вторжение в записи. В этом случае придётся срывать листочек, которым крепилась нить и снимать пломбу, что сразу будет обнаружено работником, уполномоченным на ведение журнала.

Читайте также:  Отследить исполнительный лист в сбербанке

При использовании сургучной печати нужно растопить сургуч, налить его в определённое место на внутренней стороне обложки, захватив одновременно шнуровку, часть листа и часть обложки.

Пока сургуч не успел остыть, на него нужно поставить специальный оттиск. Именно отсутствие оттиска, который готовится специально для опечатывания, становится причиной непопулярности использования сургучной печати и предпочтения использования пломбы.

При отсутствии опломбирования, руководитель организации или частный предприниматель будет оштрафован комиссией из трудовой инспекции.

Заключение.

По положениям, указанным в Правилах (№ 25), а также в соответствии с требованиями Государственной трудовой инспекции, Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом. Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбируется или скрепляется сургучной печатью.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 288-16-73 (Москва)
+7 (812) 317-60-08 (Санкт-Петербург)

Правила предусматривают обязанность работодателя по ведению и устанавливают требования к оформлению еще одной учетной формы — приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ( пп. 40 и 41 Правил). Эта книга тоже должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации опломбирована пломбой-наклейкой СКР® и скреплена печатью. А вот вести ее обязана бухгалтерия, а не кадры!

До чего же бывает обидно, когда трудишься на совесть и, казалось быть везде царит порядок но вот приходит проверка проверка ГИТ находит ничего более «страшного», чем отсутствие сургучной печати или пломбы на книге -учета движения трудовых книжек и вкладышей в них! Казалось бы, книга прошита, пронумерована, даже печать стоит. И все равно. штрафуют.
Да, вынуждены признать: несмотря на то что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них введена в оборот еще в 2011 г., до сих пор очень распространенной является проблема ее правильного оформления. И, поверьте, это настоящая «находка» для инспектора ГИТ. Случается, что для выполнения «плана» инспектор идет по пути наименьшего сопротивления и просит представить в первую очередь именно этот документ, а в нем все замечательно за маленьким исключением — отсутствует сургучная печать либо пломба-наклейка СКР®2+. Дело сделано: инспектору — выявленное нарушение, а вам — штраф!

Что делать, спросите вы, чтобы замечаний и штрафа избежать? Конечно же, выполнять все требования закона. Но сначала придется в них разобраться.

Требования к оформлению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них определены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей ( утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках») (далее — Правила). В соответствии с п. 41 Правил книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована пломбой-наклейкой СКР® . Вопреки этим строгим требованиям далеко не в каждой организации встретишь книгу, которая была бы скреплена сургучной печатью или опломбирована.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Правила предусматривают обязанность работодателя по ведению и устанавливают требования к оформлению еще одной учетной формы — приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ( пп. 40 и 41 Правил). Эта книга тоже должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации и скреплена сургучной печатью или опломбирована. А вот вести ее обязана бухгалтерия, а не кадры!

Откровенно говоря, мы вполне понимаем таких «нарушителей»: данное требование Правил не очень оправданно, особенно если вести речь о проставлении сургучной печати.

Неудобство 1. Надо сначала раздобыть сургуч. Это, в общем-то, не проблема, его можно приобрести в магазинах, продающих канцелярские товары, или на почте попросить. Сложнее определить, каким образом и где растопить этот сургуч, при этом умудриться не обжечься самому и не устроить пожар.

Неудобство 2. Надо изготовить специальную металлическую (латунную) печать для сургуча. Согласитесь, все это достаточно трудоемко.

Неудобство 3. Нельзя не отметить и то, что сургучная печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно; более того, сургуч легко повредить, и в итоге со временем печать рассыпается.

По мнению большинства кадровиков, и с этим нельзя не согласиться, вполне бы хватило просто поставить оттиск печати, но что поделать — с постановлением Правительства РФ не поспоришь!

И все же решение проблемы есть. В Правилах написано, что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть «скреплена сургучной печатью или опломбирована».

Что же такое «пломба»? Согласно словарю С.И. Ожегова пломба — это жестяная пластинка или сплюснутый кусочек свинца либо другого пластичного материала, которым опечатывают (опломбировывают) различные предметы, товары, помещения. Слово «пломба» происходит от латинского «plumbum» — свинец. Означает ли это, что пломба обязательно должна быть свинцовой? Спешим вас обрадовать -вовсе нет. Время диктует свои условия, и современные пломбы могут изготавливаться из разных материалов. Главная задача пломбы – защита от несанкционированного вскрытия.

С 1 января 2006 г. для применения в нашей стране в качестве национального стандарта РФ введен в действие ГОСТ 31282-2004 «Устройства пломбировочные. Классификация» (далее — ГОСТ 31282-2004). Данный стандарт, как легко догадаться, распространяется на пломбировочные устройства и устанавливает их классификацию.

Согласно ГОСТ 31282-2004 пломбировочные устройства — это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, обеспечивающие защиту объекта от несанкционированного доступа путем индикации вмешательства и сдерживания в определенных пределах от проникновения.

Пломбировочные устройства могут изготавливаться из металла или пластика, снабжаться элементами электронной памяти и обладать разной силовой нагрузкой в зависимости от объекта, подлежащего опломбированию.

Так как Правилами не установлены конкретные требования к пломбе, которой необходимо опломбировать книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то можно использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004.

Читайте также:  Победителем запроса котировок признается участник закупки

Удобство использования подобного вида пломбы заключается еще и в том, что она плоская, поэтому не создает помех при заполнении книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и по сравнению с сургучной печатью или свинцовой пломбой более устойчива к повреждениям.

  • Производится в России ООО «Альфа-Силтэк», разработка защищена патентом РФ № 67313, приоритет от 31.05.2007.
  • При попытке вскрытия проявляется необратимая индикаторная надпись «OPENED! ВСКРЫТО! СИЛтэк SILtech».
  • Поля для даты и подписи лица, установившего наклейку на объект.

Внимание! Оригинальная продукция имеет УФ свечение в УФ излучении.

  • При попытке вскрытия пломбы-наклейки путем термического воздействия (выше 85°С) на поверхности наклейки проявляется специальный термохромный рисунок черного цвета.
  • Отсутствие свечения термохромного рисунка под воздействием ультрафиолетовых лучей свидетельствует о попытке вскрытия пломбы-наклейки спиртосодержащими жидкостями или другими растворителями.


Журнал учета трудовых книжек — это документ, ведение которого на предприятии является обязательным и подчиняется целому руду правил.

Одно из них — наличие внутри данной книги пломбы, которая удостоверяет, что с момента последнего доступа к нему лица, имеющего соответствующие полномочия, отсутствовало событие несанкционированного доступа (для ознакомления либо внесения правок).

Значение процедуры

Ведение учета трудовых книжек относится к безусловным обязанностям всех работодателей. Осуществление данной функции предполагает, что организация оформляет журнал учета трудовых книжек. В свою очередь последний документ необходимо пломбировать.

Пломба имеет две основные функции. Она предотвращает получение доступа к информации, в данном случае к сведениям о трудовых книжках персонала, содержащихся в соответствующем журнале учета.

Также она гарантированно позволяет определить, что подобный недозволенный доступ к этим данным имел место, и что лицо, которому не разрешается с ними знакомиться, изучало их.

Таким образом, благодаря пломбе невозможна ситуация, когда данные журнала учета оказываются доступны тем, кто не имеет на это права, а отвечающие за их сохранность лица остаются в неведении.

В настоящее время существуют весьма многочисленные виды пломб, которые могут использоваться в журнале учета трудовых книжек.

Порядок опломбирования

Контрольная пломба представляет собой элемент, который обеспечивает защиту от доступа к этому документу лиц, которые не имеют соответствующего разрешения.

Существует целый ряд разновидностей данной процедуры, одной из распространенных является использование сургучной печати.

Оно, строго говоря, не относится к опломбированию, а представляет собой альтернативу данному действию, поскольку в законодательстве предусмотрено именно требование либо опломбировать журнал учета трудовых книжек, либо скрепить данный документ сургучной печатью.

Если ответственное лицо на предприятии выбирает именно второй вариант, то ему необходимо изготовить металлическую печать, в стандартном случае ее выполняют из латуни, в том числе заказав ее у специалиста.

Далее требуется приобрести сам материал (сургуч), который доступен в канцелярских магазинах, также эту основу можно найти на почте. Следом при необходимости сургуч растапливают и выполняют сам реквизит — печать.

Следует иметь в виду, что подобная печать не слишком удобна при использовании. Так как она рельефная, листы над этой печатью будут приподняты, тем самым поверхность страницы в этом месте будет неровной.

В дополнение сам данный материал сравнительно ломкий, и эта его характеристика усугубляется со временем.

В результате пломба через определенный период после ее исполнения может оказаться частично поврежденной, если от нее открошится определенная ее часть.

Этого будет достаточно, чтобы сотрудник проверяющего ведомства мог счесть, что печать повреждена и присудить предприятию штраф. Если же этот элемент полностью рассыплется, то таких санкций не избежать,

Другой распространенный способ опломбирования — с использованием полоски бумаги.

В этом случае ответственный сотрудник производит нумерацию страниц журнала учета, после чего они сшиваются с использованием плотных ниток, концы которых вытаскиваются на последнюю страницу книги.

Далее их крепят с использованием клея к этой последней странице, накладывая на нитки упомянутую полоску бумаги, однако не на их кончики, а таким образом, чтобы эти кончики оставались незакрепленными.

После этого на этой полоске, которая таким образом становится пломбой, руководителем от имени предприятия указывается, какое количество страниц внутри этого журнала получило номер и было прошито. Также он приводит свои инициалы и фамилию, указывает должность и ставит подпись.

Кроме того, на эту страницу ставится печать. Это выполняют с таким расчетом, чтобы она частично располагалась на данной полоске бумаги, а именно в том ее месте, где стоит подпись ответственного сотрудника. А частично попала на свободные концы ниток, крепящих пломбу.

Стоит отметить, что, хотя на практике опломбирование с помощью полоски бумаги встречается достаточно часто, формально оно считается недопустимым.

Наконец, более эффективным способом защиты данных о трудовых книжкам и контроля попыток несанкционированного доступа к такой информации являются пленочные контрольные пломбы. Основой для них может служить как однослойный, так и многослойный материал, в любом случае на одной из его сторон должна быть клейкая поверхность.

Этой поверхностью он крепится концы ниток, выведенных на последнюю страницу, к соответствующей странице таким же образом, как полоска бумаги, как это было описано выше. Различие состоит в том, что как материал данной пленочной пломбы, так и ее поверхность содержат знаки и надписи идентификационного назначения.

В частности она имеет собственный уникальный номер, который контрольная пломба получает в процессе изготовления (эти реквизиты выпускаются промышленным способом).

Дополнительно на задней странице последнего листа ставится заверительная надпись, в которой указывается уникальный номер контрольной пломбы.

Наряду с ним также приводятся данные о количестве листов, которые были пронумерованы и прошиты, а также опломбированы данным образом. Также эта надпись включает фамилию и подпись руководителя.

На данной пленочной пломба при ее повреждении лицом, осуществляющим несанкционированное ознакомление с журналом учета ТК, появляется слово «вскрыто».

Стереть его невозможно, поэтому в ходе очередной проверки лица, ответственные за ведение журнала, узнают, что данный факт имел место. Это существенное достоинство такой пломбы по сравнению с предыдущими, наряду с ним она обладает тем плюсом, что она абсолютно плоская.

По этой причине писать текст на странице в месте, располагающемся поверх данного элемента, будет удобно из-за отсутствия неровности.

Правила оформления журнала движения трудовых книжек

При оформлении журнала движения трудовых книжек необходимо соблюсти целый ряд правил.

Сама книга должна обладать твердой обложкой, которая не придет в негодность в течение как всего срока ее ведения (который истечет, лишь когда окажутся заполнены все листы бланка), так и периода, пока ее необходимо хранить. Установлено, что журнал движения ТК должен оставаться доступным до 75 лет.

Требуется пронумеровать этот документ. Существуют два варианта, а именно нумерация листов либо же нумерация страниц, в настоящее время они оба считаются допустимыми.

Основное значение имеет гарантия того, что количество этих элементов, листов (и соответственно страниц) останется неизменным, то есть в журнал в процессе его заполнения не будет добавлен ни один лист и ни один же не будет из него изъят.

Помимо этого книгу прошивают.

Также требуется выполнить заверительную надпись на задней обложке документа, правила ее оформления были изложены в предыдущем разделе. При этом право подписи на заверительной надписи имеет только первое лицо компании (или сам индивидуальный предприниматель в ИП).

Подобная прерогатива не дается ни заместителю руководителя, ни сотруднику, который ведет сам журнал движения ТК, ни лицу, которое руководитель на это уполномочил своим решением. Таким образом, подпись должна принадлежать гендиректору либо другому сотруднику, занимающему аналогичную должность.

Наконец, ключевое правило предусматривает обязательность опломбирования данного документа, ему и посвящена эта статья.

Кто отвечает за ведение отчетности

Лицо, ответственное за ведение журнала учета, назначается решением генерального директора. Это в большинстве случаев специалист по кадрам. Если же организация небольшая, и отдел персонала в ней отсутствует, то данная функция может быть поручена главному бухгалтеру либо же ее может взять на себя сам руководитель. В ИП данную функцию также выполняет непосредственно индивидуальный предприниматель.

По административному праву РФ ответственность за отсутствие на предприятии данного документа либо же его ведение ненадлежащим образом предусмотрена как для должностных лиц соответствующей компании, так и для самой этой организации как юридического лица.

На сотрудника может быть наложен штраф в диапазоне от 500 до 5 тысяч рублей. На предприятие аналогичная санкция накладывается в размере от 30 до 50 тысяч рублей.

Подробнее о порядке учета трудовых книжек смотрите ниже на видео.

«>

Наибольший интерес в целях опломбирования данной книги, на наш взгляд, представляют пленочные пломбы. Силовая нагрузка у них невелика, но ведь мы же не вагоны пломбируем 🙂 . Главное — это индикаторная способность таких пломбировочных устройств. Пленочная пломба может быть выполнена на однослойном или многослойном пленочном носителе с нанесенным на одну из сторон клеевым слоем. На поверхности и в материале пломбы выполнены идентификационные надписи и знаки.Обычно такие пломбы имеют индивидуальный неповторяющийся номер, помимо этого на них, по желанию заказчика, могут быть нанесены логотип компании, графа для проставления даты опломбирования и подписи лица, его осуществившего. О вскрытии такой пломбы будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на пломбе при попытке ее отклеить.
Ссылка на основную публикацию
Оплата переработки по трудовому кодексу 2018
Нормативы по длительности рабочего дня для персонала описаны в Трудовом кодексе. Несмотря на это, нередки ситуации, когда в интересах предприятия...
Окраска газопровода в цвет фасада
Газовые трубы предназначен для передачи газа под разным давлением и на разные расстояния. Такого рода коммуникации могут быть проложены как...
Олимп паркета отказывается принимать товар надлежащего качества
1. Согласно Постановлению Правительства РФ от 19.01.1998 N 55 (ред. от 04.10.2012) "Об утверждении Правил продажи отдельных видов товаров, перечня...
Оплата парковки с мобильного телефона билайн
Еще в ноябре 12-го года в городе Москва была установлена в радиусе Садового кольца оплата парковки на дорожной развязке. Сейчас...
Adblock detector