Заместитель главного бухгалтера в организации является одним из ведущих учетных работников, ответственным не только за какие-то участки бухучета, но и, как правило, за исполнение обязанностей главбуха в его отсутствие. О должностных обязанностях заместителя главного бухгалтера расскажем в нашей консультации.
ЕКС и профстандарты о заместителе главного бухгалтера
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС) (утв. Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37) не содержит должность заместителя главного бухгалтера и ее квалификационную характеристику.
Аналогично, в профстандартах отсутствует отдельный документ, посвященный должности заместителя главного бухгалтера.
Заместитель главного бухгалтера: какие обязанности
Несмотря на отсутствие должности заместителя главного бухгалтера в ЕКС и профстандартах, указанные документы могут быть использованы при определении круга должностных обязанностей этого учетного работника. Более того, функционал заместителя главбуха зависит от объемов, структуры и отраслевых особенностей работодателя. Это значит, что трудовые обязанности такого работника могут включать, к примеру, обязанности бухгалтера-материалиста, бухгалтера по заработной плате или бухгалтера-кассира, чьи должностные инструкции были рассмотрены отдельно.
Таким образом, определяя круг должностных обязанностей заместителя главного бухгалтера можно обратиться к должностям, предусмотренным ЕКС (главный бухгалтер; бухгалтер; бухгалтер-ревизор), а также к профессиональному стандарту «Бухгалтер» (утв. Приказом Минтруда от 22.12.2014 №1061н).
Обязанности зама в период отпуска главбуха
На период отпуска главного бухгалтера его заместитель, как правило, становится ответственным за тот объем учетной работы, который вел главный бухгалтер. Положение о том, что заместитель исполняет обязанности главного бухгалтера в период нахождения последнего в отпуске, целесообразно прописать в трудовом договоре с замом, указав размер и порядок определения доплаты за это время, либо отметив, что плата за исполнение обязанности главбуха на время отпуска уже включена в должностной оклад заместителя.
Также зама необходимо ознакомить с должностной инструкцией главного бухгалтера, чтобы он понимал, какой груз ответственности и забот ляжет на него в то время, пока главбух отдыхает.
Если в трудовой договор положение об исполнении обязанности главбуха на время отпуска не внести, то при каждом уходе в отпуск главного бухгалтера нужно будет оформлять с его заместителем внутреннее совместительство (ст. 60.1 ТК РФ) или совмещение (ст. 60.2 ТК РФ).
Общество с ограниченной ответственностью
«УПРАВЛЕНИЕ В МЕДИЦИНЕ»
Заместителя
главного бухгалтера
Настоящая должностная инструкция разработана на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ, закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Устава В МЕДИЦИНЕ», которая определяет должностные обязанности, права, ответственность и оценку деятельности заместителя главного бухгалтера в медицине».
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Заместитель главного бухгалтера относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от должности приказом директора по персоналу В МЕДИЦИНЕ». На должность Заместитель главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и специальную подготовку по установленной программе со стажем работы не менее 3-х лет. Во время отсутствия заместителя главного бухгалтера его обязанности исполняет в установленном порядке назначаемый специалист, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. Заместитель главного бухгалтера подчиняется непосредственно главному бухгалтеру, при его отсутствии финансовому директору. В своей деятельности Заместитель главного бухгалтера руководствуется:
— законодательными и нормативными документами по своей специальности;
— методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
— уставом В МЕДИЦИНЕ»;
— правилами внутреннего трудового распорядка В МЕДИЦИНЕ»;
— настоящей должностной инструкцией.
1.6. Заместитель главного бухгалтера должен знать:
-
постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения кассовых операций. формы и методы бухгалтерского учета на предприятии; план счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций; учетную политику, систему регистров учета, правила документооборота по участкам бухгалтерского учета и технологию обработки учетной информации на предприятии порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с учетом обязательств, а также систему и формы внутрихозяйственного учета, отчетности и контроля; формы кассовых и банковских документов; правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг; порядок оформления приходных и расходных документов; лимиты остатков кассовой наличности, установленной для предприятия; правила обеспечения их сохранности; порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности; правила эксплуатации электронно-вычислительной техники; основы организации труда; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
1.7. Функциональные обязанности и компетенции заместителя главного бухгалтера распространяются также на все юридические лица, в отношении которых В МЕДИЦИНЕ» выполняет функции управляющей компании (далее – медицинские центры).
На заместителя главного бухгалтера возлагаются следующие функции:
2.1. Ведение бухгалтерского учета с поставщиками и заказчиками за оказанные услуги, выполненные работы.
2.2. Обработка банковских выписок.
2.3. Формирование кассовой книги.
2.4. Проверка авансовых отчетов с занесением информации в программу 1С.
2.5. Проведение актов сверок с контрагентами – поставщиками товаров, услуг.
2.6. Обработка реестров оказанных услуг по договорам добровольного медицинского страхования, подготовка документов (акты, счета) на оплату.
2.7. Контроль за актуальностью договоров, цен, услуг в рамках предоставления услуг по полисам добровольного медицинского страхования.
2.8. Методическая помощь сотрудникам предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности по обязательствам поставщиками и заказчиками.
III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций заместитель главного бухгалтера обязан:
Самостоятельно и в полном объеме вести учет взаиморасчетов с поставщиками услуг, товаров, необоротных активов, запасов, денежных средств, расчетов и других активов, собственного капитала и обязательств, доходов и расходов по принятой на предприятии формой бухгалтерского учета с соблюдением единых методологических основ бухгалтерского учета и с учетом особенностей деятельности предприятия и технологий обработки данных. Ежемесячно готовить для контрагентов (покупателей) акты выполненных работ, счета на оплату за оказанные услуги. Контролировать поступление денежных средств по этим счетам. Обеспечивает полное и достоверное отражение информации, содержащейся на принятых к учету первичных документах, на счетах бухгалтерского учета, для дальнейшей счетной обработки. Вести оперативную работу и переписку по взаиморасчетам с поставщиками услуг (акты сверок). По согласованию с главным бухгалтером и генеральным директором предприятия предоставлять кредиторам, инвесторам, аудиторам, в налоговые органы и другим пользователям бухгалтерской отчетности сопоставимую и достоверную бухгалтерскую информацию по расчетам с поставщиками и заказчиками за оказанные услуги. Составлять журналы-ордера, справки, расшифровки и другие данные по расчетам с поставщиками и заказчиками для составления бухгалтерской отчетности, следить за сохранностью бухгалтерских документов, оформлять их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив. Готовить банковские поручения по платежам в рублях за оказанные услуги. Ежедневно обрабатывать выписки по всем банковским счетам, составлять журналы-ордера и оборотные ведомости по ним. Ставить на учет полученные товары, в том числе вносить данные в программу ДНК-офис по расходным материалам и медикаментам. Ежедневно обрабатывать БСО по всем подразделениям организации, формировать кассовую книгу. Обеспечивать подготовку обработанных документов, регистров, отчетности для хранения и последующей архивации, утилизации. Участвовать в формировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники. Выполнять отдельные поручения главного бухгалтера и его заместителей. Принимать непосредственное участие в проведении инвентаризаций, ревизий взаиморасчетов, активов и обязательств, оформлять материалы, связанные с недостатком и возмещением потерь от недостачи, кражи и порчи активов предприятия, в проверках состояния учета в филиалах, представительствах, отделениях и других обособленных подразделений предприятия. В случае производственной необходимости на Заместитель главного бухгалтера может быть возложено выполнение других обязанностей с указанием срока их исполнения. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину (вовремя присутствовать на рабочем месте; уходить в ежегодный отпуск в запланированное по графику время; обязательно отмечать приход/уход на работу в электронной системе учета рабочего времени; соблюдать график работы на месяц). Соблюдать корпоративную культуру и кодекс делового поведения в компании. Не допускать негативной информации в отношении руководства компании и своих коллег, а также высказывать негативную информацию партнерам, пациентам медицинского центра, которая может негативно сказаться на репутации компании и коллег. Соблюдать правила охраны труда, технику безопасности, правила пожарной безопасности на своем рабочем месте и на территории медицинского центра в целом. Незамедлительно информировать руководителя учреждения по возможности в письменной форме или по телефону об изменении графика работы, в случае болезни или предполагаемом отсутствии по уважительной причине. Нести полную индивидуальную материальную ответственность за сохранность имущества, бережно и экономно относиться к используемому оборудованию и технике, медицинским канцелярским товарам, беречь электроэнергию, тепло в помещении.
Заместитель главного бухгалтера имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
4.3. Запрашивать лично или по поручению руководства В МЕДИЦИНЕ» от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства В МЕДИЦИНЕ» оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.5. Повышать свою квалификацию на семинарах и учебных циклах учебных заведений последипломного дополнительного образования.
4.6. Вносить предложения по изменению Правил внутреннего распорядка, личного графика работы.
4.7. Отстаивать свои права в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.8. Получать юридическую консультацию у корпоративного юриста и защиту своих прав.
4.9. Получать премию согласно «Положению о премировании работников» за достижение финансовых и показателей.
4.10. Лично общаться с генеральным директором в рамках регламентированного приема по личным вопросам.
Заместитель главного бухгалтера несет ответственность:
-
за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации; за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в том числе за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, и за распространение персональных данных клиентов и работников предприятия — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации; за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации; за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, технички безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. за неисполнение требований внутренних нормативных документов организации и законных распоряжений руководства. за разглашение информации об организации, относящейся к коммерческой тайне;
Заместитель главного бухгалтера недобросовестно использующий имущество и средства В МЕДИЦИНЕ» в собственных интересах или в интересах противоположных интересам учредителей, несет ответственность в пределах, определенных гражданским, уголовным, административным законодательством.
6. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ
6.1. Своевременное поступление денежных средств по ДМС и от корпоративных клиентов;
6.2. Ежедневное формирование кассовой книги;
6.4. Своевременное, точное ведение сч. № 01, 50 (налоговая база), 51, 60, 62 71, разнесение авансовых отчетов в соответствии с выданной суммой, проведение актов сверок с поставщиками и покупателями, контроль кредиторской и дебиторской задолженности по сч. 60
Финансовый директор _____________/ /
«____» ________________ 2015 г.
С должностной инструкцией ознакомлена: ______________/____________________/
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________ ________________
(наименование должности лица, на которого
___________________________ ___________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
1. Общие положения
1.1. Заместитель главного бухгалтера относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия по представлению главного бухгалтера.
1.2. Заместитель главного бухгалтера непосредственно подчиняется главному бухгалтеру.
1.3. В своей деятельности заместитель главного бухгалтера руководствуется:
— законодательными и нормативными документами, регламентирующими вопросы бухгалтерского учета и отчетности;
— методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
— правилами внутреннего трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями директора, начальника отдела — главного бухгалтера;
— настоящей должностной инструкцией.
1.4. Заместитель главного бухгалтера должен знать:
— законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета обязательств и хозяйственных операций, а также составлению отчетности;
— формы и методы бухгалтерского учета в предприятии;
— план корреспонденции счетов;
— организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета;
— порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с расчетами за оказанные услуги и движение денежных средств;
— методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— экономику, организацию труда и управления;
— рыночные методы хозяйствования;
— законодательство о труде;
— правила и нормы охраны труда;
— правила внутреннего трудового распорядка.
1.5. Во время отсутствия заместителя главного бухгалтера его обязанности исполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
На заместителя главного бухгалтера возлагаются следующие функции:
2.1. Контроль за ведением бухгалтерского учета расчетов за оказанные услуги, движением денежных средств на валютных и рублевых счетах, составлением бухгалтерской документации для формирования бухгалтерской отчетности.
2.2. Формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о состоянии расчетов за оказанные услуги, платежеспособности предприятия.
2.3. Разработка прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники и бухгалтерских компьютерных программ.
2.4. Методическая помощь сотрудникам предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа.
III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций заместитель главного бухгалтера обязан:
3.1. Осуществлять контроль за работой по ведению бухгалтерского учета обязательств и хозяйственных операций (реализация услуг, расчетов с поставщиками и заказчиками за оказанные услуги, движение денежных средств на валютных и рублевых счетах).
3.2. Вести оперативный учет поступлений и платежей денежных средств, осуществлять обязательную продажу части валютной выручки, размещать свободные денежные средства на банковских депозитных вкладах, составлять ежемесячные оперативные данные о движении денежных средств по транзитным и текущим счетам предприятия.
3.3. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.
3.4. По согласованию с главным бухгалтером и с разрешения директора предоставлять кредиторам, инвесторам, аудиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности сопоставимую и достоверную бухгалтерскую информацию о состоянии расчетов с дебиторами и кредиторами. Осуществлять переписку с партнерами, готовить необходимую информацию по вопросам, касающимся взаиморасчетов.
3.5. Осуществлять учет расчетов по возвратному налогу.
3.6. Участвовать в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.
3.7. Готовить данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности.
3.8. Следить за сохранностью бухгалтерских документов, оформлять их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.
3.9. Участвовать в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники, в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей.
3.10. Выполнять работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносить изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.
3.11. Участвовать в формировании постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определять возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать обоснованные системы обработки бухгалтерской информации.
Заместитель главного бухгалтера имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей отделов, специалистов предприятия информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия при исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.5. Привлекать специалистов предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями об отделах, если нет — с разрешения начальника отдела).
4.6. Докладывать главному бухгалтеру обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.
Заместитель главного бухгалтера несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующими административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
VI. Взаимоотношения, связи по должности
Примечание. Данный раздел представляется дополнительно к настоящей инструкции для применения пользователями по своему усмотрению.
Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящей инструкцией, заместитель главного бухгалтера взаимодействует:
6.1. С директором с заместителем директора по финансовым вопросам и персоналу, главным бухгалтером по вопросам:
— получения: приказов, распоряжений, указаний, должностной инструкции, нормативных документов, корреспонденции, относящейся к бухгалтерскому учету;
— представления: справок, сведений, информации по финансовым вопросам предприятия по требованию, служебных записок, отчетов и любой другой информации, вытекающей из бухгалтерского учета.
6.2. С руководителями отделов предприятия по согласованию с главным бухгалтером по вопросам:
— получения: информации, сведений, справок, служебных записок, и других документов, необходимых для осуществления бухгалтерского учета;
— представления: сведений, справок, служебных записок и другой информации, вытекающей из бухгалтерского учета.
6.3. С подчиненными работниками отдела бухгалтерского учета по вопросам:
— получения: справок, проводок, расчетов, журналов-ордеров и любых других документов, необходимых для составления бухгалтерской отчетности;
— представления: служебных записок с указанием произвести бухгалтерские записи, справочной информации и методической помощи по осуществлению бухгалтерского учета.
6.4. С аудиторскими фирмами, с налоговыми органами по вопросам:
— получения: аудиторских отчетов по проверке состояния бухгалтерского учета, консультаций по вопросам отражения финансово-хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, актов выездных и камеральных проверок налоговых органов, решений по ним, требований по встречным проверкам;
— представления: всех бухгалтерских документов, необходимых для проверок, разъяснений по отражению в учете финансово-хозяйственных операций
