Документ содержащий запрошенную информацию или подтверждение

Документ содержащий запрошенную информацию или подтверждение

Назовем реквизиты этого документа:

1) наименование вида документа;

2) текст, включающий ф.и.о. дающего расписку, его паспортные данные, наименование учреждения, организации или лица, от которого получено что-либо, точное наименование полученного с указанием количества или суммы (про-писью);

3) подпись получателя;

4) дата оформления доверенности.

Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

РАСПИСКА Я, студентка 1 курса физико-математического факультета РУДН Сергеева Светлана Сергеевна (паспортные данные), получила со склада типографии РУДН раздаточные учебные материалы по английскому языку в количестве тридцати экземпляров. Подпись 15.09.2005 г.

4. Как уже было сказано, в кадровой документации различают личные и информационно-справочные документы. К числу последних относятся справка, а такжеслужебная, докладнаяиобъяснительная записки.

Что же принято понимать под справкой?

Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий.

Существует два вида справок:

1) справки по запросам отдельных лиц, подтверждающие факт работы, учебы или проживания, а также размер заработной платы и т.п.;

2) справки по производственным вопросам, которые составляются по запросам руководства.

Справки по запросам отдельных лиц оформляются обычно на специальных бланках справок формата А5, на которых указаны данные предприятия. На бланках напечатан трафаретный текст с пробелами, в которые вносятся запрашиваемые данные. Справкадолжна иметь следующие реквизиты:

1) наименование вида документа;

3) регистрационный номер;

Датой справки считается дата ее подписания должностным лицом. В правом верхнем углу указывается место выдачи справки в именительном падеже, например: Российский университет дружбы народов, школа № 739. Основной текст обычно строится по следующей модели:

Дана (кому?) Сергееву С.С.в том, что он является студентом 1 курса физико-математического факультета Российского университета дружбы народов.

Ниже основного текста может быть указана цель получения справки, например:

Выдана для представления по месту жительства (предоставлена по месту требования).

Справкаобычно содержит сведения о сроке действия, например:

Справка действительна в течение 15 дней со дня выдачи.

5.Если справка относится к трафаретным документам, оформляемым на бланках, то записки, используемые в организациях для внутреннего пользования, носят типовой характер, т.е. они составляются по определенным стереотипным образцам.

Проанализируем структурно-содержательные особенности служебной, объяснительной и докладной записок.

Служебная записка – это документ, адресованный руководству предприятия, учреждения или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов.

Заметим, что служебная записка используется для внутренней деловой переписки между должностными лицами и структурными подразделениями. Текст служебной записки содержит информацию о положении дел и предложение или просьбу производственного характера. Реквизитыдокумента таковы:

1) наименование адресата;

2) наименование вида документа;

3) текст документа;

Приведем образец служебной записки.

Первому проректору РУДН Ефремову А.П. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Кафедра русского языка инженерного факультета просит Вас оказать содействие в копировании двух контрольных работ (промежуточной и итоговой) по дисциплине «Русский язык и культура речи» для студентов инженерного, экологического и физико-математического факультетов, которые должны быть проведены в соответствии с учебным планом. Количество копий каждой контрольной работы в 1 семестре составляет 470 экземпляров, во 2 семестре – 500 экземпляров.
Зав. кафедрой русского языка инженерного факультета 2 октября 2004 г. И.А. ПУГАЧЕВ

Назначение, содержание и структура объяснительной записки имеют свои существенные особенности, на которые следует обратить внимание. Так, принято следующее определение.

Объяснительная записка – это документ, указывающий на причины, которые привели к каким-либо нарушениям, или поясняющий содержание отдельных пунктов какого-либо основного документа.

Из определения ясно, что содержание текста объяснительной запискизависит от целевой установки, текст должен быть достаточно убедительным. Обычно такой документ составляется в произвольной форме, может быть написан от руки в отличие от служебной записки,которая подается в напечатанном виде.

По наличию реквизитов один из вариантов объяснительной записки напоминает заявление и включает следующие реквизиты:

Читайте также:  Кари бонусы спасибо от сбербанка условия

1) наименование адресата;

2) наименование адресанта;

3) наименование вида документа;

Что касается докладной записки, она также имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть.

По принятому определению, докладная запискаэто документ, информирующий руководство о фактах с выводами и предложениями.

Докладные записки призваны ставить в известность руководство о выполнении их поручений. Они не только представляют собой своеобразный краткий отчет о проделанной работе, но и, как правило, содержат информацию инициативного характера для решения какого-либо вопроса. Поэтому текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, события, ставшие причиной составления документа. А во второй части обычно содержатся выводы и предложения по изложенным фактам.

Докладные записки, в отличие от служебной и объяснительной, могут быть использованы как для внутренней, так и для внешней переписки. Но в первом случае они пишутся на бумаге обычного формата А4 и подписываются составителем, а во втором – оформляются на бланке организации с указанием регистрационного номера и подписываются руководителем организации.

Докладная записка включает те же реквизиты, что и объяснительная. Ее отличие состоит именно в направленности содержания.

Если говорить о языковых особенностяхи служебной, и объяснительной,идокладной записок, то они связаны с использованием клишированных синтаксических конструкций: В связи с… . Вследствие … . Сообщаю Вам… . Довожу до вашего сведения… и др.

Несмотря на то, что в указанных документах используются только одна-две стандартные речевые формулы, их язык вполне соответствует всем параметрам официально-делового стиля, а именно: точность в использовании лексики, информативная достаточность при строгом расположении частей – вот основные стилистические особенности этих жанров.

6. Из вышесказанного ясно, что главная задача служебных записок обеспечивать контакты, деловое общение внутри организаций. Для установления внешних контактов, деловых связей используется другой вид документов, а именно деловое письмо.

Деловое письмо является особым видом документов, менее жестко регламентированным, если сравнивать с группой документов информационно-справочного содержания, но имеющим юридическую значимость. Вся деловая переписка обычно регистрируется, хранится в обеих организациях как исходящая и входящая документация. Отсюда следует принятое определение.

Деловые письма – это различные по содержанию документы, пересылаемые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц.

По содержанию и назначению деловые письма можно разделить на несколько групп:

гарантийные (дающие гарантии выполнения обязательств);

сопроводительные (подтверждающие факт отправки основного документа и дающие разъяснения о порядке и сроках работы с ним);

письма-запросы(содержащие просьбу о предоставлении чего-либо);

письма-ответы(содержащие ответ на обращение другой организации);

письма-предложения (оферты) (с конкретным коммерческим предложением о заключении и условиях сделки);

рекламационные (с выражением претензий к качеству товаров или услуг);

рекламные (рекламирующие товары или услуги) и т.д.

Деловое письмо должно иметь следующие реквизиты:

3) ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);

5) заголовок (отвечающий на вопрос о чем?, касательно чего?);

7) отметку о наличии приложений;

9) отметку об исполнителе.

Следует обратить внимание на то, что в письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

Текст делового письма должен быть лаконичным (не превышать одной страницы), последовательным, убедительным и корректным. В первой части письма указываются причины его написания, а во второй – его цель (просьба, отказ, приглашение и т.д.).

Охарактеризуем некоторые виды деловых писем.

Письмо-запрос– это документ, содержащий просьбу дать необходимую информацию, прислать образцы товара. Такое письмо может быть составлено от 1-го лица множественного числа (Просим Вас выслать новый каталог продукции) или от 3-го лица единственного числа (Наш университет просит Вас сообщить о сроках проведения конференции). В письмах этого типа используются следующие модели предложений:

Читайте также:  Исковое заявление о взыскании алиментов заполненный образец

Просим Вас прислать (выслать, сообщить…);

Будем весьма признательны за информацию о …;

Обращаемся к Вам с просьбой о … .

Письмо-ответ– это документ, содержащий решение (принятие или отказ от предложения, поступившего ранее). В случае отказа в начале письма должна быть приведена корректная мотивировка:

В связи с недостатком времени (продукции на складе)…;

К сожалению, в настоящее время не представляется возможным …;

Просим вас отложить решение вопроса до … .

Гарантийное письмо – документ, в котором подтверждаются обещанные условия оплаты, поставок товара, сроки проведения работ и т.д. Если речь идет о финансовых обязательствах, гарантийное письмо подписывают руководитель ответственной организации и главный бухгалтер. На гарантийное письмо должна быть поставлена основная печать организации. Возможные модели предложений:

Фирма гарантирует оплату по безналичному расчету;

Гарантируем проведение указанных работ в следующие сроки.

Сопроводительное письмо – документ, который подтверждает факт отправки документов в случае, когда требуется пояснить, с какой целью направляется основной документ, какая работа должна быть с ним проведена и в какие сроки. Сопроводительное письмо должно быть кратким и начинаться со слов «Направляем Вам …». Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о приложении. Приведем примерный текст такого письма:

Направляем Вам предварительно согласованный договор о сотрудничестве между нашими предприятиями. Просим подписать, заверить печатью и выслать нам один экземпляр. Приложение: на 2 листах в 2 экз.

В заключение отметим, что подходить к составлению любого вида деловых документов нужно ответственно и не допускать ошибок, так как отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документы не будут иметь юридической силы.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие жанры административно-канцелярского подстиля вы знаете? Какие из них относятся к личной документации?

2. Чем отличается автобиография от резюме?

3. Что общего между заявлением и объяснительной запиской и в чем их различие?

4. Что общего между распиской и доверенностью? Каковы различия между данными документами?

5. Каковы структурно-содержательные особенности служебной, объяснительной и докладной записок?

6. Какие типы деловых писем вы знаете? Какие реквизиты должно иметь любое деловое письмо?

Папиллярные узоры пальцев рук — маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни.

Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰).

В отдельных случаях налоговая инспекция может запросить у организации или ИП, чтобы они предоставили ей определенные документы. С этой целью ИФНС направляет требование. Как составить ответ на требование налоговой о предоставлении документов, расскажем в нашей консультации.

Когда инспекция может запросить документы?

Как правило, документы инспекция запрашивает при проведении камеральной, встречной или выездной налоговой проверки.

Так, например, при проведении камеральной налоговой проверки инспекция может запросить документы для подтверждения достоверности сведений, отраженных в декларации, если в ходе такой камеральной проверки инспекция выявила несоответствия между отраженными данными и сведениями, имеющимися у налоговой инспекции (п. 4 ст. 88 НК РФ, Постановление Президиума ВАС от 15.03.2012 № 14951/11 по делу № А40-54354/10-4-301 ).

Также, инспекция вправе запросить счета-фактуры, первичные и иные документы, если налогоплательщик в своей НДС-декларации заявил налог к возмещению из бюджета (п. 8 ст. 88 НК РФ).

При проведении встречной налоговой проверки инспекция может запросить у вас документы, которые касаются деятельности проверяемого налогоплательщика, являющегося, в свою очередь, вашим контрагентом (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).

Естественно, документы налоговая инспекция может запросить и при проведении выездной налоговой проверки, если такие документы относятся к проверяемым периодам (Письма Минфина от 12.05.2017 № 03-03-06/1/28744 , ФНС от 25.07.2013 3 АС-4-2/13622).

И даже вне рамок налоговых проверок инспекция может запросить документы по конкретной сделке, если она вызвала подозрения у налоговиков (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).

Читайте также:  Страховое свидетельство ссср где можно получить выплату

Составляем ответ на требование

Ответ на требование о предоставлении документов составляется в произвольном виде. По сути, это сопроводительное письмо к передаваемым документам.

Соответственно, если требование содержало исключительно запрос документов, в письме нужно подтвердить, что такие документы организация предоставляет и привести перечень передаваемых документов. Если в требовании есть и иные вопросы, в ответе необходимо будет дать пояснения по каждому пункту. Ответ на требование ИФНС подписывает руководитель организации.

Если документы затребованы в рамках проведения налоговой проверки самого налогоплательщика, то предоставить документы по требованию необходимо в течение 10 рабочих дней со дня получения требования (ч. 3 ст. 93 НК РФ).

По требованию о представлении документов в рамках встречной налоговой проверки или при запросе документов по конкретной сделке, представить их нужно в пятидневный срок (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Истребованные инспекцией документы могут быть поданы в ИФНС проверяемым лицом лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом, переданы через ТКС (в т.ч. через личный кабинет налогоплательщика) (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Если организация не может предоставить документы в установленные сроки (например, при существенном их объеме), она может в течение дня, следующего за днем получения требования направить в инспекцию Уведомление о невозможности представления в установленные сроки документов (информации). Форма такого уведомления утверждена Приказом ФНС от 25.01.2017 № ММВ-7-2/34@ . Пример заполнения уведомления мы приводили здесь.

Приведем пример заполнения ответа на требование ИФНС о предоставлении документов.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Акты составляются при передаче материальных ценностей, при списании имущества или в случае каких либо несоответствий.

Реквизиты акта: 1 часть: распорядительные документы, на основании которых создается акт, или конкретных действий, послуживших причиной составления акта; 2 часть: излагаются установленные факты и события. Они обычно составляются и подписываются несколькими лицами или специально созданной комиссией.

Справка — содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных факторов и событий. Как правило, справка подтверждает информацию о предъявителе.

Реквизиты справки: 1. угловой или центральный штамп организации. 2. наименование документа («справка»). 3. дата и место создания (либо дата внизу). 4. основной текст в виде устойчивых формул. 5. место предъявления справки. 6. срок действия справки. 7. подпись.

Служебная записка — документ, адресованный руководителю, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Виды: а) Докладные — освещаются кратко служебные вопросы и их содержание. б) Аналитические — содержится подробный анализ ситуации. в) Обзорные — содержат краткую информацию о нескольких взаимосвязанных событиях или проблемах. г) Информационно-статистические — статистические данные, схемы, таблицы, графики, цифры. Реквизиты служебной записки:1. наименование организации, в пределах которой создается документ. 2. наименование документа. 3. наименование адресата (в правом верхнем углу). 4. с левой стороны дата. 5. заголовок текста. 6. вводная часть. 7. основная часть. 8. возможность приложения. 9. подпись составителя. Заявление — внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Виды: а) Заявление — просьба; б) Заявление — жалоба; в)Заявление — объяснение; г)Заявление — констатация.

Реквизиты заявления: наименование адресата (без сокращений; наименование должности лица и Ф.И.О.). Если заявление не содержит просьбы, то Ф.И.О. можно не писать; предлог «от» не пишется. Должность в Р.п. и Ф.И.О. адресанта; можно писать адрес и паспортные данные; адресация пишется в правом верхнем углу; в центре листа: — с большой буквы — без точки, — с маленькой буквы — с точкой; текст заявления; дата и подпись (дата — слева, подпись — справа; дата — 14 декабря 2004г.); если есть приложения, то перед датой они указываются.

Ссылка на основную публикацию
Документ подтверждающий юридический адрес
Законодательство не требует предоставления каких-либо документов, подтверждающих юридический адрес. Тем не менее, чтобы обезопасить себя от возможных проблем для ИФНС...
Днс условия возврата товара
У покупателей достаточно часто возникает необходимость в возврате купленных вещей, и магазин DNS в этом случае не становится исключением, особенно,...
До какова времени работает
Понятие «время» относится к философским, это абстрактная величина, принятая для ориентировки в человеческом восприятии действительности. Но есть область, в которой...
Документ содержащий запрошенную информацию или подтверждение
Назовем реквизиты этого документа: 1) наименование вида документа; 2) текст, включающий ф.и.о. дающего расписку, его паспортные данные, наименование учреждения, организации...
Adblock detector