Что означает подпись на документе

Что означает подпись на документе

Дата написания: 2013-12-16

Понятие и значение подписи на документах

Как известно подписи на документах, в том числе на договорах, имеют первостепенное значение. Именно подпись придает документу необходимую юридическую силу. С одной стороны, подпись издревле является идентификатором лица проставляющего ее. С другой — она как бы служит гарантом согласия лица с текстом документа, который он заверяет своей подписью. Это двоякая функция подписи — идентификатора и гаранта одновременно, не утратила своей актуальности и сегодня — в век информационных технологий, когда на фоне всевозможных электронных подписей проставление рукописной подписи считается чуть ли не архаизмом. Но так ли это на самом деле? Давайте разберемся.

В свое время еще известный российский исследователь Волков А.Ф. определял подпись фамилии как наиболее существенную часть — "одна она дает непреложную уверенность в том, что письменное заявление исходит от лица, его подписавшего". Действительно, во все времена считалось, что подписание документов влечет серьезные правовые последствия. Российский исследователь полагал и небезосновательно, что подпись, прямо говоря, обязывает подписавшего, даже и в случае его заявления, что он даже мельком и не читал содержание подписанного им документа: "если обязывающийся не читал до того акта и подписал его, не ознакомившись с его содержанием, то его неосведомленность произошла по собственной вине и возлагать ее последствия на ни в чем неповинную и добросовестно поступившую сторону нет оснований". И это правильно. Внимательное отношение к подписываемым документам ведет к повышению ответственности, а следовательно к становлению более зрелого правого сознания. К аналогичным выводам приходит в последнее время и судебная практика.

В определении подписи сегодня существует два основных подхода (строго формальный и либеральный). Согласно первому из них в соответствии с п. 1 ст. 19 Гражданского кодекса РФ (Далее — ГК РФ):

Гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, включающим фамилию и собственно имя, а также отчество, если иное не вытекает из закона или национального обычая

То есть, если говорить по простому, акт подписания документа предполагает собственноручное написание своего полного имени, а именно своей фамилии, имени и отчества. Следуя логике этого подхода, только это может быть признано подписью лица в точном правовом смысле этого слова.

Но существует и другая позиция, менее строгая и более либеральная, которая, кстати, главенствует и в зарубежных странах сегодня. В этом подходе одновременно указываются и ФИО лица и его подпись. Под подписью в данном случае понимается уникальная совокупность символов, написанных от руки, с применением определенных оформительных приёмов, служащая для идентификации человека. Обратите внимание данный подход широко применяется и в профессиональной среде. Например, в отечественной банковской практике и в нотариате используется именно этот подход. Если посмотреть внимательно на банковские документы (кредитные договора, банковские карточки и т.д.) или скажем нотариальные доверенности в них Ф.И.О. и подпись друг от друга довольно четко отделены, одно следует за другим, всегда вместе, но ни одно вместо другого. Там где требуется волеизъявление лица на документе, проставляется одновременно друг за другом его полное ФИО и подпись (в смысле совокупности символов, написанных с применением определенных оформительных приёмов). Данный подход я полагаю наиболее верным и оптимальным.

Виды подписей

Все подписи условно можно поделить на две группы

  • Собственноручные подписи (автографы)
  • Аналоги собственноручных подписей

Собственноручные подписи, или как их еще называют автографы, наиболее естественный и распространенный вид подписи. Кстати, слово автограф имеет греческое происхождение и переводится буквально как собственноручное письмо. Данный вид подписи на важных документах рекомендую проставлять аналогично подходу описанному выше.

Однако в последние десятилетия в мировой практике появились так называемые аналоги собственноручных подписей. Технологии не стоят на месте, есть спрос на правовые инструменты позволяющие обмениваться документами более оперативно, осуществлять сделки дистанционно в режиме реального времени. Проставление собственноручной подписи, в этих условиях порой крайне неудобно. Это стало тормозить стремительно развивающиеся рыночные отношения. В связи с этим были разработаны и введены в оборот всевозможные аналоги собственноручной подписи, которые способны решить поставленные перед ними современным глобальным рынком задачи — согласование воли сторон на расстоянии и мгновенный обмен документами. В отечественном законодательстве наибольшее распространение получили два аналога собственноручной подписи:

Факсимиле термин латинского происхождения, в буквальном переводе означает — "сделай подобное" и представляет собой так называемую клише-печать, которая механически воспроизводит собственноручную подпись лица. К факсимиле также можно отнести в какой то степени и сканированное изображение подписи лица, которое затем вставляется в электронный текст документа.

Напротив, электронная подпись это совокупность данных, представляющих собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Ввиду специфики вышеуказанных аналогов собственноручной подписи, как правило, факсимиле широко стало проставляться на бумажном носителе, а электронная подпись на электронном документе.

Читайте также:  Назначение повторной экспертизы в апелляционной инстанции

Возможность использования аналогов собственноручной подписи при совершении юридически значимых действий допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

В части 4 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" указывается

В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами

Законом, устанавливающим правовое положение электронной подписи на территории Российской Федерации и регулирующий отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, является

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"

Данный закон реализовывает основные принципы международного права в области правового регулирования электронных подписей, одним из которых является "технологическая нейтральность" закона, а также правовое признание различных видов электронных подписей.

На международной арене аналогичные акты приняты уже давно, они вполне эффективно справляются со своими задачами. К таковым например можно отнести:

Директива 1999/93/EС Европейского Парламента и Совета от 13 декабря 1999 г. "О правовых основах регулирования электронных подписей в Сообществе"
Типовой закон ЮНСИТРАЛ "Об электронных подписях" 2001 г.

В отечественной практике использование электронной подписи при подписании документов, в особенности договоров, вопрос серьезный, влекущий определенные последствия. Стороны должны об этом договорится заранее, за исключением если такая возможность использования не вытекает напрямую из закона или иного правового акта. Об этом недвусмысленно говорится в п. 2 ст. 160 ГК РФ

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Обычно в этом случае заключают дополнительно отдельное соглашение об использовании сторонами документов в электронном виде, в том числе с применением электронных подписей. В соглашении необходимо указать детальный порядок когда, в каких случаях и для каких целей используется электронная подпись, в том числе ее правовой статус и возможность использования таких документов в суде в качестве надлежащего доказательства. Довольно часто вместо отдельного соглашения стороны делают соответствующую оговорку об использовании электронных документов (электронных подписей) прямо в тексте заключаемого договора. Юридически это допустимо, однако следует помнить, что пока сам договор (с соответствующей оговоркой) не будет подписан сторонами собственноручно, ни о какой легитимности документов в электронном виде с применением электронных подписей не может быть и речи.

Аналогично этому обстоит дело и с печатью-клише. Если стороны желают проставлять на договорах и иных документах факсимиле, они также должны прийти к соглашению об этом (отдельно или в самом договоре), подписав заранее "соглашение" собственноручно.

Подпись придает документу необходимую юридическую силу.

С одной стороны, она издревле являлась идентификатором лица проставляющего ее. С другой — она как бы служит гарантом согласия лица с текстом документа, который он заверяет своей подписью.

Существует два основных подхода в определении подписи

Согласно первому из них акт подписания документа предполагает собственноручное написание своего полного имени, а именно своей фамилии, имени и отчества.

Согласно второму, который является наиболее распространенным, при написании подписи одновременно указываются и ФИО лица и его "подпись". Под "подписью" в данном случае понимается уникальная совокупность символов, написанных от руки, с применением определенных оформительных приёмов, служащая для идентификации человека.

Все подписи условно можно поделить на две группы

  • Собственноручные подписи (автографы)
  • Аналоги собственноручных подписей

В отечественном законодательстве наибольшее распространение получили два аналога собственноручной подписи:

Факсимиле представляет собой так называемую клише-печать, которая механически воспроизводит собственноручную подпись лица.

Электронная подпись это совокупность данных, представляющих собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Возможность использования аналогов собственноручной подписи при совершении юридически значимых действий допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Подпись — обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу.

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в организациях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, протокол подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Документы, направляемые профсоюзными организациями в вышестоящие органы (крайком Профсоюза, ЦК Профсоюза) подписываются руководителем — председателем профсоюзной организации, заместителем председателя профсоюзной организации по поручению председателя профсоюзной организации.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа и сокращённое – на документе, оформленном на бланке), личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия).

Читайте также:  Разрешена ли стоянка под знаком остановка запрещена

Председатель профкома КГПУ личная подпись О.Г. Софронова

Председатель профкома личная подпись О.Г. Софронова

ГОСТ Р 6.30 – 2003 допускает в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

МОУ № 124 личная подпись Н.А. Борисова

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.

В документах, подготовленных комиссией, например акты, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии, в соответствии с распределением.

Профкома по охране труда личная подпись Ю.Н. Смирнова

Председатель комиссии личная подпись В.Н. Моисеева

Члены комиссии: личная подпись Е.В. Иванова

личная подпись Л.В. Павлова

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель организации и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами».

При оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в последовательности, соответствующей должности.

Председатель профорганизации личная подпись Е.Н. Белова

Бухгалтер личная подпись Л.В. Панова

Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов – протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.

При подписи документа несколькими лицами, равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

профорганизации КГПУ профорганизации КГТУ

личная подпись О.Г. Софронова личная подпись В.И. Петров

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.

Не допускается косой черты перед наименованием должности, или предлога «За», подпись от руки «Зам» и т.д. Это является грубой ошибкой.

В некоторых случаях (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись – это механическое воспроизведение собственноручной подписи руководителя организации – председателя профсоюзной организации. Профсоюзная организация самостоятельно определяет порядок использования факсимильной подписи и виды документов, которыми она заверяется. Правила использования факсимиле закрепляются изданием распорядительного документа.

Электронная цифровая подпись. Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:

  1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.
  2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ.
  3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
  4. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
  5. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством РФ.

Электронные документы с электронной подписью в последнее время получают все более широкое распространение, что связано с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи». Целью Закона «является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Если информация оказалось полезной, делимся ссылкой на эту заметку в своих социальных сетях, форумах и т.д. ? Спасибо за поддержку! Ольга Софронова

Казалось бы, в чем состоит сложность просто подписать документ? Если речь идет о типографском бланке какого-то отчета, так там вообще есть специальное поле для подписи. Но нюансов на самом деле очень много, и реквизит «Подпись» требует серьезного и внимательного подхода. Ведь при неправильном применении могут возникнуть тяжелые юридические последствия. Разберемся, как же правильно подписывать различные официальные документы.

Место имеет значение

Оформление реквизита «Подпись» всегда начинается с выбора правильного места для него. Обычно он всегда располагается под текстом, в самом конце бланка. Это связано с тем, что подписать бумагу означает удостоверить то, что в ней сказано. Вот типичный пример реквизита «Подпись», когда руководитель компании подписал официальное письмо к партнерам:

Обратите внимание, что для проставления подписи от текста нужно отступить 3 межстрочных интервала. Поскольку полномочия разных должностных лиц на подписание тех или иных документов отличаются, перед подписью принято указывать должность того, кто ее поставил. Должностные права и обязанности определяются учредительными документами, внутренними нормативными актами организации:

Читайте также:  Как лучше накопить деньги в банке

Иногда автографов может быть несколько, тогда они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией лиц, которые их поставили.

Интервал между такими автографами обычно составляет одну строчку. Если, например, договор или акт сверки подписывают должностные лица двух организаций, то их автографы со всеми сопутствующими данными располагаются на одной строчке по разным краям бланка. При этом сам автограф располагается на строчку ниже наименования должности вместе с расшифровкой.

Очень важно помнить, что подписывать нужно именно текст, поэтому отрывать его заверение от основного документа и располагать этот реквизит на отдельном листе категорически нельзя. При недостатке места на другой лист переносится весь последний абзац написанного в бумаге. Страницы при этом должны быть пронумерованы. От краев документа этот реквизит обычно расположен по центру, но в некоторых случаях (обычно в типографских бланках) может быть смещен к левому краю.

Состав реквизита

В состав реквизита «Подпись» всегда входят такие данные, их всего три:

  1. Название должности лица, которое ее поставило.
  2. Сама подпись.
  3. Инициалы и фамилия в качестве расшифровки.

Перед тем, как подписать, необходимо указать должность, отступая от левого поля документа, а расшифровка делается после:

Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ИВАНОВ С.П. Иванов

При использовании фирменного бланка организации название фирмы можно не дублировать и указать только должность подписанта. Вне зависимости от этого обстоятельства должность всегда указывается с заглавной буквы. Это не зависит от того, закончился ли текст точкой, таблицей или какими-то диаграммами и схемами. Название должности обязательно должно соответствовать штатному расписанию. Если этим пренебречь, весь документ может быть признан недействительным, так как в нем указана несуществующая должность, а значит, и лицо, ее занимающее.

Между названием должности и расшифровкой необходимо оставить достаточно места для самого размашистого автографа.

Внешний вид и содержание

К самой личной подписи никаких требований нет, и быть не может. Каждый человек подписывается так, как считает нужным и удобным. Конечно, в идеале в любой закорючке должны быть намеки на первые буквы фамилии и имени, но это необязательно. Более того, обычно облеченные властью граждане стараются сделать свой автограф максимально индивидуальным и сложным, чтобы его было сложнее подделать. Ставить точку после автографа не нужно. А вот расшифровка должна соответствовать паспортным данным. Особенно это касается таких взаимозаменяемых букв, как «е» и «ё».

Факсимиле

Если документов, которые требуют визы руководства, в организации много, то для таких «поточных» бумаг в крупных компаниях принято использовать факсимиле, то есть заменитель личного автографа. Оттиск ставят на письмах и претензиях, а также внутренних документах. Законодательно этот вопрос никак не урегулирован, поэтому желательно избегать проставления факсимиле на отчетах и договорах, то есть на тех бумагах, которые имеют важное юридическое значение.

Что касается документооборота по уже подписанному договору, то в силу статьи 160 ГК РФ , регламентирующей письменную форму заключения сделок, в случаях, предусмотренных законами, иными правовыми актами или соглашением сторон, разрешено использование факсимильного воспроизведения личной подписи с помощью средств механического или иного копирования. То есть нужно прописать такое условие в самом договоре. Иначе налоговики могут забраковать все подписанные таким способом документы для целей налогообложения.

Подписи третьих лиц

Иногда руководителя нет на месте, факсимиле использовать нельзя, а заверить какой-либо документ нужно срочно. Казалось бы, для таких целей у директора есть заместитель или даже несколько. Но вот правом подписи он может и не обладать, если это не прописано специально. Если в таких документах, как трудовой договор или учредительные документы, не сказано о праве заместителя заверять официальные бумаги, отбывая в командировку или отпуск, директор должен делегировать это право отдельным приказом с указанием точной должности и персоналии.

При указании такой должности в бумагах перед автографом ее нельзя сокращать. Например, неправильным будет такой вариант:

Первый зам. директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Нужно писать только так:

Первый заместитель генерального директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Если в компании принято, то словосочетание «генеральный директор» можно указать с заглавной буквы. Допустимы оба варианта. Другие названия должностей при заверении официальных бумаг сокращать также не нужно.

Отдельно нужно отметить практику, которая сложилась в некоторых организациях. При отсутствии нужного человека, например директора, за него бумагу может подписать другое лицо, например секретарь, поставив свой личный автограф, а перед должностью поместив косую черту, примерно так:

/Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ВАСИН С.П. Иванов

Но такая косая черта недопустима! Также нельзя использовать предлог «за» перед должностью. Подписывать имеет право только тот человек, данные которого указаны в бланке. С подписью другого лица бумага будет недействительной. Более того, этот вариант не заверит ни один нотариус, и его можно легко оспорить в суде. Поэтому таких ситуаций, а также исправлений этого важного реквизита желательно не допускать.

Ссылка на основную публикацию
Что нужно сделать в 17 лет
Возраст, когда мальчик или девочка достигли 17 лет, считается переходным перед наступлением взрослой жизни. Поздравления с днем рождения должно стать...
Что делать если сосед курит на балконе
Курение табака — пагубная привычка для многих людей, наносящая вред здоровью. Однако, не только курильщики травят себя дымом, но и...
Что делать если соседи шумят ночью беларусь
Что делать, когда соседи в многоквартирных домах ведут себя неподобающе громко? Есть ли управа на "вечно ремонтирующихся" жильцов? Об этом...
Что нужно сделать чтобы получать пенсию
Получение пенсии – процесс, о котором почти никто не задумывается в молодости. Но с каждым годом жизни, вопросы пенсионного обеспечения...
Adblock detector