Что относится к приказам по личному составу

Что относится к приказам по личному составу

Все приказы по личному составу относятся к кадровому делопроизводству. Эти распорядительные документы позволяют руководству организации оперативно и своевременно управлять подчиненными.

По каким причинам создаются приказы по личному составу

Данные приказы могут касаться любых действий и обстоятельств, связанных с сотрудниками предприятия. Составляются они по самым разным поводам:

  • при приеме на работу и увольнении сотрудников;
  • при наложении дисциплинарных взысканий;
  • при награждениях и поощрениях;
  • при переводе на другую должность и т.д.

Срок действия документа

Каждый приказ по личному составу имеет строго определенный период действия, который начинается либо с даты официального выпуска документа, либо с того дня, который указан в его тексте.

Окончание приказа может быть связано с одним из нескольких основных факторов: его исполнением, истечением срока действия, отменой, а также вступлением в силу локальных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, норм закона, которые существенно изменяют условия того или иного распоряжения директора фирмы.

Кто пишет приказ

Обычно функция по составлению кадровых приказов ложится на плечи специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря организации (в зависимости от того в чьи должностные обязанности она вписана). В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.

После составления приказ по личному составу должен быть в обязательном порядке передан по подпись руководителю предприятия, поскольку он формируется всегда от его лица.

Если на предприятии действует профсоюзная ячейка, ее представитель должен также ознакомиться с документом до его выпуска (во избежание вольного или невольного нарушения прав трудящихся).

Основание для приказа

Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации. Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.

К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.
В качестве обоснования можно привести доводы, являющиеся объективным объяснением создания того или иного распоряжения (обоснование всегда пишется после слов «В связи с…»).

Правила составления документа

С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании.

Некоторые представители предприятий предпочитают по старинке пользоваться ранее обязательными к применению образцами приказов, что, в общем, понятно – они удобны, включают в себя всю нужную информацию и не нужно думать над формой и содержанием документа.

При этом, вне зависимости от того, какой способ формирования приказа выбирается, необходимо, чтобы приказ по своей структуре соответствовал определенным параметрам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Кроме того, приказ должен содержать перечень обязательных сведений. К ним относятся:

  • название документа;
  • его номер и дата составления;
  • наименование организации, в которой он издается.

Далее идет основная часть:

  • суть распоряжения, с указанием конкретных работников, которых оно касается;
  • дата, с которой данный приказ вступает в законную силу;
  • обоснование для его формирования, т.е. словами описать конкретную причину или обстоятельства;
  • основание (здесь указывается ссылка на статью закона или на внутренний документ – акт, служебную или докладную записку).

В завершение в приказе при необходимости следует обозначить ответственных за его исполнение сотрудников (это может быть любой работник предприятия или сам директор).

Как оформить бланк

Оформление приказа по личному составу, также, как и его содержание, целиком и полностью отдается на откуп представителям предприятий и организаций. Документ можно писать на чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, причем как от руки (но только шариковой ручкой), так и на компьютере.

После того, как текст будет сформулирован, распоряжение нужно отдать на подпись директору или уполномоченному действовать от его имени сотруднику (при этом подпись должны быть только «живой» — использование факсимильных, т.е. отпечатанных каким-либо методом, автографов недопустимо).

Читайте также:  Повышение пенсии с 1 августа работающим пенсионерам

Также с приказом под роспись должны быть ознакомлены ответственные за его исполнение лица и те работники организации, которых он касается напрямую.

Удостоверять бланк при помощи различного рода клише (т.е. печатей и штампов) на сегодняшний день не обязательно – эту норму нужно выполнять, только если она прописана во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Приказ всегда делается в одном экземпляре, но если надо, можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).
Сформированный приказ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов.

Внесение изменений в приказ

После того, как приказ, касающийся работников предприятия, официально издается, вносить в него какие-то правки и коррективы нельзя.

При необходимости изменить условия того или иного действующего распоряжения, следует для начала его отметить, а затем издать новый приказ.

В каком порядке хранятся приказы по личному составу

Данные виды приказов всегда должны содержаться в строго определенном порядке, в отдельном, закрытом для доступа посторонних лиц месте, недалеко от личных дел работников. Приказы по личному составу также связываются в отдельные дела, в зависимости от их назначения и сроков хранения, при этом период хранения определяется либо нормами законодательства, либо локальными нормативно-правовыми актами компании (но не менее пяти лет).

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Читайте также:  Обгорелые тела после пожара

Компания "Кадры в порядке" разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов. В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной "Журналы регистрации кадровой документации".

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

Новости!

Кадры в порядке — работа в удовольствие!

При покупке на сумму
от 10 тыс. рублей
в подарок супер-чашка!

Приказы по личному составу — это какие приказы? Раскрытию данной темы, а также вопросам о форме, содержании, регистрации и хранении приказов такого рода и будет посвящена наша статья.

Что относится к приказам по личному составу?

Приказ — это локальный организационно-распорядительный акт, в котором отражаются административные, организационные, управленческие и иные вопросы деятельности хозяйственного субъекта. Законодательно закрепленной классификацией приказов можно считать предложенное в п. 19 части 1.1 раздела 1 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) деление их на следующие категории:

  • приказы по личному составу (приказы по кадрам и учету кадров, кадровые приказы);
  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по административно-хозяйственным вопросам.

С учетом данной классификации ответом на вопрос «Приказ по личному составу — это какой приказ?» может стать определение его как документа, которым оформляют решения, затрагивающие личные интересы работника. К таким актам относят, например, приказы о приеме на работу, поощрении, отпуске, переводе, увольнении и других моментах, связанных с трудовой деятельностью сотрудника. Перечень приказов по кадрам является открытым, кадровая служба сама определяет список необходимых для конкретного предприятия локальных актов.

Свободные и унифицированные формы приказов, их содержание

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены образцы приказов по личному составу (учету кадров). К указанным документам относятся:

  • приказы о приеме на работу;
  • приказы о переводе;
  • приказы об отпуске;
  • приказы о командировке;
  • приказы о поощрении;
  • приказы об увольнении.

Однако соблюдать названные формы, согласно Информации Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"», необязательно. То есть работодатель при желании может создавать и использовать свои бланки приказов — и это удобно, поскольку помимо перечисленных выше существует масса других моментов, которые также должны быть отражены в соответствующих приказах. Например, на практике часто издаются приказы:

  • о взыскании;
  • совмещении;
  • замещении;
  • привлечении к сверхурочным работам;
  • надбавке;
  • дежурстве и др.

При этом самостоятельно разработанные акты должны содержать определенный набор реквизитов (ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). К ним относятся:

  1. Наименование приказа.
  2. Дата составления.
  3. Наименование предприятия.
  4. Содержание (обстоятельства) факта хозяйственной деятельности.
  5. Денежная или натуральная величина описываемого явления.
  6. Данные сотрудника, интересы которого затрагивает документ.
  7. Подпись лица, которое заверяет кадровые приказы.

Также при составлении приказов можно руководствоваться ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Хотя этот акт носит рекомендательный характер, в нем раскрыты все правила образцового оформления документов, которые следует применять в целях достижения единообразия делопроизводства.

Читайте также:  Долги по транспортному налогу спишут

В крупных организациях дополнительно существует процедура визирования проектов приказов. К числу сотрудников, согласовывающих приказы по учету кадров, обычно относятся:

  • начальник кадровой службы;
  • бухгалтер;
  • непосредственный начальник работника, в отношении которого издан приказ;
  • юрист.

После визирования документ подписывает или отправляет на доработку руководитель предприятия.

Далее приводим пример приказа, составленного в свободной форме с соблюдением всех реквизитов (номера реквизитов указаны верхним индексом).

Пример приказа

Общество с ограниченной ответственностью

«Региональный фонд недвижимости» 3

16 февраля 2016 года 2

О дисциплинарном взыскании 1

директору ООО «РФН» Андрушко Евгении Альбертовне 6 замечание в связи с ненадлежащим исполнением своих трудовых обязанностей. 4,5

1. Представление № Х-Х от ХХ.ХХ.ХХХХ и. о. прокурора Советского района г. Рыбинска.

2. Ст. 192 Трудового кодекса РФ.

Зам. директора: (подпись) Г. Д. Драгомерецкий 7

С приказом ознакомлена: (подпись) Е. А. Андрушко

Нумерация приказов по личному составу, образец книги регистрации приказов

Номер приказа содержит его порядковый номер и дополнительные обозначения, если они приняты в организации. При нумерации приказов по учету кадров рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения «К», «ЛС», «Л/С».

Все приказы должны отражаться в книге регистрации или журнале учета приказов. Только зарегистрированный документ приобретает официальный характер. Так как рекомендуемой формы книга не имеет, ее составляют в произвольном виде.

Вот примерный образец заполнения книги регистрации приказов:

Дата издания приказа

Рег. номер

Фамилия, имя, отчество

Структурное

подразделение

Должность

Краткое содержание приказа

Григорьев Иван Сергеевич

О приеме на работу

В связи декретным отпуском основного работника принят на условиях срочного трудового договора до 27.11.2015

Петрова Олеся Юрьевна

О прекращении трудового договора

Инициатива работника, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

Куравлев Игорь Михайлович

О переводе на другую работу

Перевод на должность младшего сотрудника

Сколько действуют кадровые приказы, каков срок хранения их на предприятии, сколько лет хранятся они в архиве?

Приказы по личному составу начинают действовать либо с даты их издания, либо с момента, указанного в самом документе. Теряют силу приказы, если:

  • истек срок их действия;
  • их отменяют;
  • вступают в силу иные нормы закона, статьи договора или локальные акты, которые значительно улучшают условия, изложенные в конкретном приказе.

Приказы по учету кадров хранятся отдельно от других и объединяются в дела по срокам их хранения. Документы, на основании которых издаются такие приказы, входят в состав либо личных дел работников, либо отдельных дел, прилагающихся к соответствующим приказам.

Хранение и архивация кадровых приказов регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно п. 3 ч. 1 ст. 22.1 данного закона, срок хранения приказов по учету кадров, составленных до 2003 года, составляет 75 лет с даты их издания. Срок хранения приказов, созданных после 2003 года, в силу п. 3 ч. 2 ст. 22.1, составляет 50 лет с даты их составления. При этом данный срок распространяется на все предприятия независимо от того, поступают их документы в архивы или нет.

Хранение осуществляется непосредственно в организации. Если же происходит ликвидация предприятия, то кадровые документы, срок хранения которых еще не закончился, необходимо передать в архив. Согласно п. 2 ч. 1 и п. 2 ч. 2 ст. 22.1 закона 125-ФЗ, содержаться в архиве они должны до окончания соответствующих сроков.

Итак, мы увидели, что делопроизводство в части приказов по личному составу на конкретном предприятии формируется кадровыми службами тремя путями:

  1. Самостоятельно. Это касается определения перечня приказов, их форм, способов их визирования, нумерации, регистрации и хранения.
  2. Основываясь на сложившейся практике. Опытные кадровики знают, что любое решение, касающееся сотрудника, должно быть оформлено приказом, хотя такой обязанности в законодательстве нет.
  3. С соблюдением императивных указаний закона. В рассматриваемом случае речь идет о соблюдении реквизитов документов и сроков их хранения.
Ссылка на основную публикацию
Что нужно сделать в 17 лет
Возраст, когда мальчик или девочка достигли 17 лет, считается переходным перед наступлением взрослой жизни. Поздравления с днем рождения должно стать...
Что делать если сосед курит на балконе
Курение табака — пагубная привычка для многих людей, наносящая вред здоровью. Однако, не только курильщики травят себя дымом, но и...
Что делать если соседи шумят ночью беларусь
Что делать, когда соседи в многоквартирных домах ведут себя неподобающе громко? Есть ли управа на "вечно ремонтирующихся" жильцов? Об этом...
Что нужно сделать чтобы получать пенсию
Получение пенсии – процесс, о котором почти никто не задумывается в молодости. Но с каждым годом жизни, вопросы пенсионного обеспечения...
Adblock detector